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Mehr Effizienz durch Workflows – So geht Prozessoptimierung mit HubSpot

Wegweiser ins DigiTAL
Sandra Mandelsperger
Sandra Mandelsperger

Stellen Sie sich vor, es gibt eine Preisanpassung für ein Produkt Ihres Unternehmens und Sie bekommen diese Änderung nicht mit. Es folgen falsche Angebote und die Kundschaft wartet unnötig lange auf ein Angebot. Im schlimmsten Fall wechselt die Kundschaft sogar zur Konkurrenz. Leider zeigt sich in Unternehmen häufig, dass reibungslose Abläufe fehlen. Wer macht wann was und informiert dann wen? Klar definierte Prozesse helfen, diese Fragen zu beantworten. Allerdings reicht es nicht, Prozesse zu beschreiben. Sie müssen vor allem gelebt, also implementiert werden. Sowohl für die Modellierung als auch für die Implementierung ist die Prozessoptimierung eine Methode, die zu schnellen Verbesserungen in Unternehmen führt. In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen, wie die Prozessoptimierung in HubSpot funktioniert und welche Rolle Workflows dabei spielen.

Warum ist Prozessoptimierung wichtig?

Strukturierte und vor allem standardisierte Abläufe sind in unserer schnelllebigen Arbeitswelt die Grundvoraussetzung für wirtschaftlichen Erfolg. Verzögerungen durch beispielsweise fehlende Kommunikation sind nicht nur teuer, sondern führen zu einer Verschwendung von Ressourcen. Und dies wirkt sich in der Regel negativ auf die Kosten im Unternehmen aus. Die Folge: Produkte und Dienstleistungen sind im Vergleich zum Wettbewerb teurer. Doch nicht nur explorierende Kosten werden für Unternehmen zum Problem. Funktionieren Geschäftsprozesse nur ungenügend, agiert das Unternehmen insgesamt langsam und träge und die Kundschaft wechselt zur Konkurrenz

Einer der größten Erfolge eines Unternehmens ist, wenn von der Planung bis zur Umsetzung eines Projektes sämtliche Arbeitsabläufe perfekt ineinandergreifen und ein großes Ganzes ergeben. Auf diese Weise lassen sich Reibungen, Verzögerungen und Ressourcenverschwendung vermeiden. Ein wichtiges Tool, um dieses Ziel zu erreichen, sind Workflows.

💡 Workflow vs. Geschäftsprozess

Ein Geschäftsprozess beschreibt einen übergeordneten Prozess auf der strategischen Ebene, der zur Erreichung bestimmter Ziele wichtig ist. Ein Workflow ist hingegen ein konkreter Arbeitsablauf, der Teil eines Geschäftsprozesses sein kann, aber nicht muss.

Warum sind Workflows bei der Prozessoptimierung wichtig?

Durch einen gezielten Einsatz von Workflows profitieren Sie von zahlreichen Vorteilen. Auf der einen Seite ist es Ihnen möglich, die Prozessbeteiligten optimal zu koordinieren und für jeden Arbeitsablauf genau die Expertise bereitzustellen, die notwendig ist. Auf diese Weise lassen sich Fehler und Redundanzen vermeiden, wodurch Ihr Unternehmen produktiver und wirtschaftlicher arbeitet. Zusätzlich sorgen Sie dafür, dass ein kontinuierliches Controlling aller Arbeitsprozesse und Workflows stattfindet, um bei Problemen und Schwierigkeiten im Ablauf schnellstmöglich reagieren zu können.

Beim Einsatz von Workflows kommt es insbesondere darauf an, dass Sie sich den aktuellen Status eines jeden Prozesses bewusst machen. Dieser entscheidet häufig darüber, ob nachfolgende Geschäftsprozesse und Workflows beginnen können oder sich verzögern. So können Sie Workflows bei der Planung, Umsetzung und dem Controlling Ihrer Geschäftsprozesse unterstützen und für mehr Transparenz und Effizienz sorgen.

Wie erfolgt die Prozessoptimierung in HubSpot mit Workflows?

Mehr Effizienz durch Workflows - So geht Prozessoptimierung mit HubSpot

Die Planung und Umsetzung von Workflows basiert auf verschiedenen Schritten. Zuerst müssen Sie alle bereits vorhandenen Geschäftsprozesse und Arbeitsabläufe analysieren. Sie müssen wissen, wie Sie aktuell arbeiten, um einschätzen zu können, wo Optimierungspotenziale bestehen.

Im Anschluss an die Prozessanalyse nehmen Sie eine Modellierung der einzelnen Prozesse und der damit verbundenen Workflows vor. Sie müssen sich veranschaulichen, in welcher Relation die einzelnen Aufgaben und Prozesse zueinanderstehen. Auf Grundlage der in den ersten Schritten vorgenommenen Planung organisieren Sie die Steuerung der einzelnen Geschäftsprozesse und Workflows.

Nicht zuletzt gehört zum Workflow-Management ein effizientes Controlling. Sämtliche Geschäftsprozesse werden durch Reportings und Statistiken schriftlich fixiert, damit Sie sie immer wieder kontrollieren und in ihrem Zusammenspiel mit anderen Prozessen optimieren können. So haben Sie eine gute Datenbasis, auf deren Grundlage Sie das Workflow-Management kontinuierlich ausdifferenzieren und perfektionieren können.

Wir empfehlen Ihnen an dieser Stelle den Einsatz von passender Software mit Workflow-Funktionen. HubSpot bietet für Prozessoptimierung die nötigen Tools.

Welche Prozesse lassen sich mit Workflows optimieren?

Workflow bieten sich grundsätzlich für alle Geschäftsprozesse an, kommen aber vor allem dort zum Tragen, wo Prozesse automatisiert werden sollen. Mitarbeitende müssen sich dann nur noch minimal um die einzelnen Arbeitsschritte kümmern und diese gegebenenfalls kontrollieren. Hierdurch sparen Sie bei den einzelnen Prozessen eine Menge Zeit und Ressourcen und machen Ihren Betrieb wettbewerbsfähig. Folgende Möglichkeiten der Prozessoptimierung gibt es beispielsweise mit HubSpot:

  • Lead-Nurturing
  • Abbildung des Vertriebsprozesses
  • Automatische Terminerinnerungen
  • Abbildung der Customer Journey
  • Reaktivierung von inaktiver Kundschaft
  • Follow-Ups für Webinar

Beispielfall aus der Praxis:

Diana Diel leitet den Vertrieb in der Klever GmbH. Um ihr Team auf dem neusten Stand zu halten, hat sie verschiedene Workflows erstellet. Wenn ein Auftrag eingegangen ist, erhalten alle Mitarbeitenden automatisch eine entsprechende Benachrichtigung.

Haben Sie Fragen zu Workflows oder allgemein zu Prozessoptimierung mit HubSpot?

Eine Optimierung von Unternehmensprozessen nehmen nahezu alle Betriebe vor. Erfolgreiche Firmen verbessern Arbeitsprozesse jedoch nicht erst, wenn Probleme und Fehler aufgetreten sind, sondern bilden die einzelnen Prozessabläufe zusammen mit den Prozessbeteiligten kontinuierlich ab.

Da Ihnen das Workflow-Management die Möglichkeit gibt, systematisch vorzugehen, haben Sie stets einen optimalen Überblick über alle Betriebsprozesse und Workflows und können deren Effizienz und Funktionalität bestmöglich einschätzen. Kommt es zu Problemen oder greifen bestimmte Prozesse nicht mehr optimal ineinander, können Sie zeitnah reagieren und passgenaue Lösungen für die jeweilige Situation erarbeiten.

Es lohnt sich daher, etwas Zeit und Mühe in den Aufbau und die Umsetzung eines professionellen Workflow-Managements zu investieren.

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