Sich auf die Arbeit zu fokussieren, ist nicht immer einfach. Gerade im Home-Office können Ablenkungen schnell einmal dafür sorgen, dass man den Fokus nicht behalten kann und die Produktivität leidet. Dies ist besonders ärgerlich, weil man sich doch oft im Vorfeld besonders fest vornimmt, richtig etwas zu schaffen, nur um dann wieder den Fokus zu verlieren. Immer neue Aufgaben zwingen die Crew Unternehmens oft dazu, spontan die eigentlich geplante Aufgabe zu unterbrechen, um den Unternehmenserfolg auf Kurs zu halten. Damit es in Zukunft mit Konzentration bei der Arbeit besser klappt, haben wir ein paar Tipps zusammengestellt.
Multitasking vermeiden
Die Fähigkeit, verschiedene Dinge gleichzeitig zu machen, wird in der heutigen Zeit oft als etwas Positives dargestellt. Im Berufsleben kommt zudem oft der Druck auf Mitarbeitende dazu, möglichst produktiv zu sein, was dazu führt, dass gern einmal Multitasking auf der Tagesordnung steht. Tatsächlich ist Multitasking aber ein der großen Störfaktoren im Arbeitsalltag. Hintergrund ist die Tatsache, dass Menschen nicht wirklich in der Lage sind, mehrere Dinge gleichzeitig zu erledigen. Stattdessen springt man immer wieder zwischen verschiedenen Aufgaben hin und her. Die Folge ist, dass auch das Gehirn sich immer wieder umstellen muss, was sowohl der Konzentration schaden kann als auch viel geistige Energie kostet. Zudem steigt die Wahrscheinlichkeit, dass man beim Wechseln den Faden verliert und dann Dinge vergisst oder sich erst wieder neu in die Aufgabe reindenken muss.
Wer wirklich effektiv arbeiten möchte, sollte sich auf eine Arbeit konzentrieren, um den Fokus zu behalten. Dabei ist es auch wichtig, während der Bearbeitungszeit alle potenziellen Quellen für Ablenkungen auszuschalten. Gerade einkommende E-Mails oder Telefonanrufe können gern einmal dafür sorgen, dass man aus der Arbeit gerissen wird und anschließend sich wieder neu fokussieren muss. Daher empfiehlt es sich, immer wenn möglich, alle externen Benachrichtigungstöne zu deaktivieren, bis das gewünschte Arbeitsziel erreicht ist.
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Einem klaren Ablauf folgen
Ein täglicher Plan für die Arbeit kann ebenfalls helfen, Ablenkungen zu vermeiden. Im Idealfall wird der Tag in verschiedene Phasen eingeteilt, in denen man sich dann konkret auf bestimmten Aufgaben fokussiert. So kann der Arbeitstag beispielsweise damit beginnen, dass zunächst E-Mails beantwortet werden. Anschließend widmet man sich der nächsten Aufgabe, bis auch diese erledigt ist, während neu ankommende Mails und Nachrichten erst im nächsten dafür vorgesehenen Block wieder bearbeitet werden.
Beispielfall aus der Praxis
Seitdem Diana Diel die Leitung über das Vertriebsteam der Klever GmbH übernommen hat, hat sie das Gefühl, nicht mehr produktiv zu sein. E-Mails, Teamsbenachrichtigungen, Anrufe und Termine sorgen dafür, dass Diana Schwierigkeiten hat, ihren Fokus zu behalten. Schließlich schafft sie sich eine neue Tagesstruktur, in der sie morgens zuerst ihre E-Mails beantwortet und sich dann an ihre To-Do-Liste begibt. E-Mails liest Diana erst wieder nach der Mittagspause. Schnell merkt sie, dass sie so ihren Fokus wieder besser behalten kann.
Empfehlen kann sich hier auch das Anlegen einer To-Do-Liste. Die hilft dabei, den Fokus zu behalten und kann zudem auch als Motivation dienen. Viele Menschen bekommen ein gutes Gefühl dabei, wenn sie erledigte Aufgaben auf ihrer To-Do-Liste abstreichen können und sehen, was sie bereits an dem Tag geschafft haben. Ein hilfreiches Tool ist hier beispielsweise Asana. Asana unterstützt Sie bei Ihrer Tages- und Wochenplanung. Erledigte Aufgaben lassen sich in dem Tool abhaken – und manchmal feiert Sie dafür auch ein mystisches Wesen … 🦄
Körperliche Aspekte nicht unterschätzen
Die geistige und körperliche Gesundheit spielt beim Thema Fokus und Konzentration ebenfalls eine wichtige Rolle. Zu wenig Bewegung und Schlafmangel können dazu beitragen, dass man während der Arbeit den Faden verliert oder sich schneller ablenken lässt. Helfen können hier sowohl Sport als auch eine gesunde Ernährung. In jedem Falle sollten Angestellte aber zumindest regelmäßige kurze Pausen einlegen und sich während dieser auch bewegen. Den ganzen Tag nur am Schreibtisch sitzen, ist nicht förderlich, um den Fokus den kompletten Arbeitstag zu behalten.
Ein weiterer Aspekt kann zudem die innere biologische Uhr sein. Menschen erreichen zu ganz unterschiedlichen Tageszeiten ihr Leistungsmaximum. Frühaufsteher sind morgens am effektivsten, während Spätaufsteher eher in den Nachmittags- und Abendstunden zu Hochform auflaufen. Dies sollten Angestellte auch bei der Erledigung ihrer Arbeit berücksichtigen und im Idealfall die Aufgaben entsprechend nach der biologischen Uhr über den Tag verteilen.
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