Menü

Asana-Tipps für mehr Effizienz im Arbeitsalltag

Matthias Weber
Matthias Weber

Eine positive Work-Life-Balance ist das Ziel vieler Arbeitnehmenden. Doch um diese zu erreichen bedarf es auch einer hohen Effizienz im Arbeitsalltag. Dabei helfen Tools wie Asana. Asana ist eines der meistgenutzten Tools für Projektmanagement und die Planung von Arbeitsabläufen und Aufgaben. Neben der Planung und Durchführung von Projekten hilft Asana auch bei der Überwachung von Fortschritten. Das ermöglicht eine optimierte Zusammenarbeit und ein agiles Projektmanagement.

In diesem Beitrag stellen wir Ihnen unsere besten Tipps für ein gelungenes Projektmanagement dar. Außerdem zeigen wir Ihnen, wie Asana Ihnen bei mehr Effizienz im Arbeitsalltag helfen kann.

Projektvorlagen verwenden

Für Projekte, die regelmäßig wiederkehren oder neue Projekte mit sehr ähnlichen Abläufen wie bereits abgeschlossene, kann es viel Zeit ersparen, Projektvorlagen zu verwenden. Diese Vorlagen enthalten bereits alle wichtigen Strukturen und Abläufe aus vorangegangenen Projekten. Diese sind bereits erprobt und können wiederverwendet werden, um die Zeit zu sparen, ein neues Projekt von Beginn an anzulegen. Vorlagen können Sie entweder aus alten Projekten verwenden, die Sie selbst erstellt haben, oder auch eine der zahlreichen Vorlagen nutzen, die Asana zur Verfügung stellt.

Asana Effizienz
Asana Effizienz

Wichtige Projekte als Favoriten markieren

In Asana haben Sie die Möglichkeit Projekte, an denen Sie häufig arbeiten, als Favorit zu markieren. Dadurch können Sie zu jeder Zeit schnell auf wichtige Projekte zugreifen und behalten diese im Überblick. Gerade wenn Mitarbeitende zur gleichen Zeit an vielen verschiedenen Projekten arbeiten, kann diese übersichtliche Darstellung viel Zeit ersparen und die tägliche Arbeit in Asana vereinfachen.

Aufgaben zu mehreren Projekten zuordnen

In Asana können einzelne Aufgaben zu mehr als nur einem Projekt hinzugefügt werden. Bei mehreren Projekten, mit gegenseitigen Abhängigkeiten oder Überschneidungen kann dies sinnvoll sein. Sind beispielsweise die Fortschritte von zwei Projekten von einer Aufgabe abhängig, kann es helfen diese Aufgabe mit beiden Projekten zu verbinden. So haben die Teams beider Projekte einen Überblick über erforderliche Aufgaben und können einen reibungslosen Projektablauf sicherstellen.

Innerhalb von Aufgaben kommunizieren

Asana bietet die Möglichkeit, über eine Kommentarfunktion innerhalb eines Projektes oder einer Aufgabe mit anderen zu kommunizieren, Fragen zu stellen oder Updates zu einer Aufgabe zu versenden. So können Fragen geklärt werden ohne dafür ein eigenes Tool zu benötigen. Außerdem sind dann alle Informationen zu einer Aufgabe am selben Ort verfügbar und können zu einem späteren Zeitpunkt wieder eingesehen werden. Wenn Fragen an einen bestimmten Mitarbeitenden aufkommen, kann dieser in der Kommentarfunktion direkt erwähnt werden und bekommt dann eine entsprechende Benachrichtigung.

Asana Effizienz

Beispielfall aus der Praxis:

Das Marketing-Team der Klever GmbH arbeitet an einer neuen Kampagne zur Bewerbung von Bohrmaschinen. Das gesamte Projekt managen sie dabei mit Asana. Um die Produkttexte auf die Website zu stellen, benötigt Verena weiterführende Infos aus den Datenblättern. Damit alles an einem Platz gesammelt ist, fragt sie ihre Kollegin Diana aus dem Vertrieb direkt in der Aufgabe danach.

Asana Effizienz

Unteraufgaben definieren

Um bei vielen Aufgaben nicht den Überblick zu verlieren, ist es sinnvoll, einzelne Aufgaben zu untergliedern. Hierfür können in Asana (neben abhängigen Aufgaben) Unteraufgaben erstellt werden. So bleibt die Anzahl von aufgeführten Aufgaben übersichtlicher. Durch die Detailansicht einer einzelnen Aufgabe können dann sämtliche Unteraufgaben eingesehen werden. Durch diese Funktion ist es außerdem möglich, jede Unteraufgabe einer zuständigen Person zuzuordnen. Dadurch wissen alle im Team genau, welche To-Do’s anstehen.

Aufgaben aus E-Mails in Asana erstellen

Wussten Sie bereits, dass Sie Asana mit Gmail oder Outlook synchronisieren und damit Asana-Aufgaben direkt auf Ihrem Postfach heraus erstellen können? Wenn Sie zum Beispiel Anfragen von Interessierten erhalten oder ein Teammitglied um Hilfe bei einem Projekt bittet, können Sie aus dieser E-Mail mit nur einem Klick eine neue Aufgabe in Asana erstellen. Dies erspart zum einen viel Zeit, da Sie die neue Aufgabe nicht extra in Asana erstellen müssen und verhindert es zudem, dass Anfragen in der täglichen E-Mail-Flut in Vergessenheit geraten.

Wollen Sie eine höhere Effizienz mit Asana erreichen?

Haben Sie Fragen zu mehr Effizienz mit Asana oder wollen auch Sie die Reise ins DigiTAL wagen? Wir unterstützen auch kleine Unternehmen bei der Digitalisierung. Dafür weben wir Ihnen ein individuelles Segel für den passenden Digitalwind auf dem Datenfluss. Buchen Sie dafür ganz einfach und unverbindlich einen Termin und treffen Sie sich mit uns auf einen (virtuellen) Kaffee ☕!

Wichtige Schlagwörter in diesem Beitrag:

Kommen Sie mit uns ins DigiTAL. Gemeinsam bringen wir Ihr Unternehmen auf Kurs!

Jedes Unternehmen hat individuelle Anforderungen – kein Kurs ist derselbe. Deshalb weben wir gemeinsam mit Ihnen Ihr individuelles Segel für die Reise ins DigiTAL. Unsere Software-Lösungen bilden hierfür Ihre individuelle Grundlage.

Seit mehr als 20 Jahren befahren wir DIGITAL-WEBER den Datenfluss ins DigiTAL. Wir gehen individuell auf Ihre Bedürfnisse ein und helfen Ihnen, Digitalstrategien zu entwickeln sowie diese gemeinsam umzusetzen. 

Wer nicht weiß, wie er sein Schiff segelt, geht unter. Ob persönliche Coachings, maßgeschneiderte Workshops auch online oder zeitsparende Inhouse-Trainings – unsere Experten sind Ihr kompetenter Kapitän für alle Gewässer.

Wie ein Segelschiff, muss Ihre Unternehmenssoftware gewartet und verwaltet werden. Dafür benötigen Sie eine Crew, die sich mit der Thematik auskennt und sich zudem permanent weiterbildet.

Wie ein Segelschiff, muss Ihre Unternehmenssoftware gewartet und verwaltet werden. Dafür benötigen Sie eine Crew, die sich mit der Thematik auskennt und sich zudem permanent weiterbildet.

Aktuelle Beiträge aus unserem Blog

So erreichen Sie uns!

DIE DIGITAL-WEBER
Schleißheimer Str. 39
85748 Garching bei München

Tel.: +49 (89) 24 41 46 52 – 0

Service-Zeiten: 09:00 – 12:30 und 13:30 – 17:00
von Montag bis Freitag (außer an bayerischen Feiertagen)

E-Mail: team[[at]]die-digital-weber.de

Beiträge von Matthias:

Das Auf und Ab der Konjunktur

Das Thema Konjunktur ist gerade wieder allgegenwärtig. Stetig berichten die Medien über die Konjunktur und deren Bedeutung der aktuellen Lage für die Wirtschaft. Doch was

Weiterlesen »

Kommen Sie mit uns ins DigiTAL. Gemeinsam bringen wir Ihr Unternehmen auf Kurs!

Unser Trend-Radar

In unserem Trend-Radar finden Sie Themen, die unsere Kundschaft aktuell verstärkt beschäftigen.

Das beschäftigt unsere Kundschaft aktuell:

Digitale Geschäftsprozesse

Die Reise ins DigiTAL sieht bei jedem Unternehmen anders aus. Manche starten noch in Analogien inmitten von Papierbergen, andere setzen bereits die Segel für den Digitalwind, um auf dem Datenfluss die letzten Meter zu bestreiten.

Unternehmens-
software

Projekt-
management

... und ein weiteres Thema:

Online-Marketing & Inbound

Sind auch Sie bereits einmal über den Begriff "Inbound" gestolpert und haben sich gefragt, was eigentlich dahintersteckt? Wir bieten Ihnen einen ausführlichen Überblick über die verschiedenen Bereiche und erklären, welche Bedeutung Inbound auch für Ihr Unternehmen und Ihre Marke hat.
... wichtig auch für viele Unternehmen:

Work Life Balance

Die Work-Life-Balance wird immer wichtiger. Sie steht für einen Zustand, in dem Arbeits- und Privatleben miteinander in Einklang stehen. Denn eine Crew, bei der die Work-Life-Balance stimmt, ist engagierter und motivierter. Das steigert das Unternehmenswachstum!

Hybrides
Arbeiten

Human Centric & Growth Mindset

... und das Meta-Thema unserer Zeit:

Von Analogien ins DigiTAL

Das DigiTAL ist ein virtueller Ort, in dem Sie mit Ihrem Unternehmen eine digitale Infrastruktur, eine EAS-Architektur, haben. Damit können Sie Ihr digitales Unternehmenswachstum vorantreiben. Kommen Sie mit uns ins DigiTAL, lassen Sie uns die Segel setzen!

Förderung mit
dem Digitalbonus

Enterprise Application Software (EAS)

Mehr aktuelle Themen auf unserem Blog: