Eine positive Work-Life-Balance ist das Ziel vieler Arbeitnehmenden. Doch um diese zu erreichen bedarf es auch einer hohen Effizienz im Arbeitsalltag. Dabei helfen Tools wie Asana. Asana ist eines der meistgenutzten Tools für Projektmanagement und die Planung von Arbeitsabläufen und Aufgaben. Neben der Planung und Durchführung von Projekten hilft Asana auch bei der Überwachung von Fortschritten. Das ermöglicht eine optimierte Zusammenarbeit und ein agiles Projektmanagement.
In diesem Beitrag stellen wir Ihnen unsere besten Tipps für ein gelungenes Projektmanagement dar. Außerdem zeigen wir Ihnen, wie Asana Ihnen bei mehr Effizienz im Arbeitsalltag helfen kann.
Projektvorlagen verwenden
Für Projekte, die regelmäßig wiederkehren oder neue Projekte mit sehr ähnlichen Abläufen wie bereits abgeschlossene, kann es viel Zeit ersparen, Projektvorlagen zu verwenden. Diese Vorlagen enthalten bereits alle wichtigen Strukturen und Abläufe aus vorangegangenen Projekten. Diese sind bereits erprobt und können wiederverwendet werden, um die Zeit zu sparen, ein neues Projekt von Beginn an anzulegen. Vorlagen können Sie entweder aus alten Projekten verwenden, die Sie selbst erstellt haben, oder auch eine der zahlreichen Vorlagen nutzen, die Asana zur Verfügung stellt.
Wichtige Projekte als Favoriten markieren
In Asana haben Sie die Möglichkeit Projekte, an denen Sie häufig arbeiten, als Favorit zu markieren. Dadurch können Sie zu jeder Zeit schnell auf wichtige Projekte zugreifen und behalten diese im Überblick. Gerade wenn Mitarbeitende zur gleichen Zeit an vielen verschiedenen Projekten arbeiten, kann diese übersichtliche Darstellung viel Zeit ersparen und die tägliche Arbeit in Asana vereinfachen.
Aufgaben zu mehreren Projekten zuordnen
In Asana können einzelne Aufgaben zu mehr als nur einem Projekt hinzugefügt werden. Bei mehreren Projekten, mit gegenseitigen Abhängigkeiten oder Überschneidungen kann dies sinnvoll sein. Sind beispielsweise die Fortschritte von zwei Projekten von einer Aufgabe abhängig, kann es helfen diese Aufgabe mit beiden Projekten zu verbinden. So haben die Teams beider Projekte einen Überblick über erforderliche Aufgaben und können einen reibungslosen Projektablauf sicherstellen.
Innerhalb von Aufgaben kommunizieren
Asana bietet die Möglichkeit, über eine Kommentarfunktion innerhalb eines Projektes oder einer Aufgabe mit anderen zu kommunizieren, Fragen zu stellen oder Updates zu einer Aufgabe zu versenden. So können Fragen geklärt werden ohne dafür ein eigenes Tool zu benötigen. Außerdem sind dann alle Informationen zu einer Aufgabe am selben Ort verfügbar und können zu einem späteren Zeitpunkt wieder eingesehen werden. Wenn Fragen an einen bestimmten Mitarbeitenden aufkommen, kann dieser in der Kommentarfunktion direkt erwähnt werden und bekommt dann eine entsprechende Benachrichtigung.
Beispielfall aus der Praxis:
Das Marketing-Team der Klever GmbH arbeitet an einer neuen Kampagne zur Bewerbung von Bohrmaschinen. Das gesamte Projekt managen sie dabei mit Asana. Um die Produkttexte auf die Website zu stellen, benötigt Verena weiterführende Infos aus den Datenblättern. Damit alles an einem Platz gesammelt ist, fragt sie ihre Kollegin Diana aus dem Vertrieb direkt in der Aufgabe danach.
Unteraufgaben definieren
Um bei vielen Aufgaben nicht den Überblick zu verlieren, ist es sinnvoll, einzelne Aufgaben zu untergliedern. Hierfür können in Asana (neben abhängigen Aufgaben) Unteraufgaben erstellt werden. So bleibt die Anzahl von aufgeführten Aufgaben übersichtlicher. Durch die Detailansicht einer einzelnen Aufgabe können dann sämtliche Unteraufgaben eingesehen werden. Durch diese Funktion ist es außerdem möglich, jede Unteraufgabe einer zuständigen Person zuzuordnen. Dadurch wissen alle im Team genau, welche To-Do’s anstehen.
Aufgaben aus E-Mails in Asana erstellen
Wussten Sie bereits, dass Sie Asana mit Gmail oder Outlook synchronisieren und damit Asana-Aufgaben direkt auf Ihrem Postfach heraus erstellen können? Wenn Sie zum Beispiel Anfragen von Interessierten erhalten oder ein Teammitglied um Hilfe bei einem Projekt bittet, können Sie aus dieser E-Mail mit nur einem Klick eine neue Aufgabe in Asana erstellen. Dies erspart zum einen viel Zeit, da Sie die neue Aufgabe nicht extra in Asana erstellen müssen und verhindert es zudem, dass Anfragen in der täglichen E-Mail-Flut in Vergessenheit geraten.
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