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Checkliste: Cloud-Einführung – welche Schritte müssen Unternehmen durchlaufen?

Wegweiser ins DigiTAL
Matthias Weber
Matthias Weber

Der Erwerb und die Implementierung von Unternehmenssoftware aus der Cloud ist kein leichtes Unterfangen und kann bei Überforderung schnell zu Frustration führen. Daher haben wir in diesem Beitrag die wichtigsten Schritte zusammengefasst. Diese Checkliste zu Cloud-Einführung erklärt wichtige Auswahlfaktoren und bereitet Sie auf die Implementierung der neuen Software vor.

Checkliste: Cloud-Einführung – welche Schritte müssen Unternehmen durchlaufen?

An der Relevanz von Cloud-Software für Unternehmen des 21. Jahrhunderts besteht kein Zweifel mehr. Die Vorteile von Unternehmenssoftware und ERP aus der Cloud werden immer schwieriger zu ignorieren. Und von diesen bleibt kein Unternehmen ausgeschlossen. Schließlich sind es gerade kleine und mittelständische Unternehmen oder Startups, die von der Cloud profitieren. Doch die Cloud-Einführung ist kein leichtes Unterfangen. Unternehmen müssen dabei eine Vielzahl von Faktoren berücksichtigen und die interne IT-Infrastruktur darauf vorbereiten. Es kann deshalb schwierig sein, den Anfang zu finden. Doch das darf kein Hindernis der Modernisierung sein.

Aus diesem Grund wollen wir Ihnen mit dieser Checkliste helfen, die Cloud-Einführung gezielt anzugehen. Hier lesen Sie, welche Schritte für eine erfolgreiche Implementierung von Cloud-Software nötig sind und wie Sie diese umsetzen können.

Schritt 1: Unternehmenskultur und -struktur auf Modernisierung und Cloud einstellen

Checkliste: Cloud-Einführung – welche Schritte müssen Unternehmen durchlaufen?

Bevor Sie die Einführung von Cloud-Software überhaupt in Angriff nehmen und die Geschäftsprozesse modernisieren, müssen Sie die eigene Unternehmensstruktur und -kultur modernisieren – sofern Sie Bedarf dazu sehen. Denn in Unternehmen mit rigiden Strukturen und langen Entscheidungsprozessen ist es schwieriger, Software-Projekte wie die Cloud-Einführung schnell und reibungslos umzusetzen. Schließlich braucht es eine gewisse Offenheit gegenüber neuer Technologie und Arbeitsweisen – nicht nur um die Cloud zu implementieren, sondern auch um sie letztendlich zu nutzen. Mitarbeitende müssen bereit sein, ihre Arbeitsweise zu verändern und Workshops oder Schulungen der neuen Software zu besuchen. Erst wenn sowohl die Unternehmensstruktur und IT-Landschaft als auch die Unternehmenskultur modernisiert wurden, kann der nächste Schritt zur Cloud-Einführung begonnen werden.

Schritt 2: Über Cloud-Optionen informieren und Auswahl treffen

Die Auswahl der Cloud-Software ist der wohl wichtigste Schritt der gesamten Cloud-Einführung. Deshalb sollten sich Unternehmen dafür Zeit nehmen und eine fundierte, gut recherchierte Entscheidung treffen. An dieser Stelle brechen viele Unternehmen ihr Streben nach Cloud-Software ab; Teilweise, weil Schritt 1 übersprungen wurde, und es zu viel internen Widerstand gibt – teilweise, weil die Kosten der Cloud-Umstellung als zu hoch erachtet werden. Obwohl Software in der Cloud meist günstiger ausfällt als „klassische“ Unternehmenssoftware, schrecken monatliche Lizenzkosten viele ab. Oftmals werden dann die altbekannten Arbeitsprozesse weiterverwendet. Unternehmen dürfen aber nicht vergessen, das Aufschieben der Digitalisierung kann mehr Kosten erzeugen als die Anschaffung neuer Lösungen. Deshalb ist es wichtig, nicht mit der Modernisierung zu warten und sich baldmöglichst auf die Suche nach passenden Cloud-Systemen zu machen. Dabei müssen jedoch zuerst einige Fragen geklärt werden:

  • Welche Cloud-Variante ist besser für Ihr Unternehmen geeignet: Public Cloud, Private Cloud, oder eine Mischung?
  • Welches Lizenzmodell eignet sich besser für Ihre Anforderungen: Named oder Concurrent Lizenzen?
  • Wie aufwändig wird die Implementierung sein: Reicht ein Internetzugang oder ist eine Installation vor Ort nötig?
  • Welche Cloud-Security-Standards erfüllt der Anbietende?
  • Wie kompatibel ist die Cloud-Lösung mit bestehender Unternehmenssoftware und anderer Cloud-Software?
  • Wie benutzerfreundlich ist die Software?
  • Wichtigstes Auswahlkriterium: Die Überschneidung der Software-Funktionen mit den eigenen Geschäftsprozessen

Schritt 3: Implementieren und nutzen

Im letzten Schritt steht die letztendliche Implementierung der Software. Dabei ist zu beachten, dass Unterbrechungen und Störungen so gut es geht vermieden werden sollten. Schon vor Beginn der Implementierung sollte daher eine Übergangslösung entworfen werden, mit der die Geschäftsabläufe auch während des Projekts weitergehen können. Es ist leicht, sich bezüglich des nötigen Aufwands zu verschätzen. Also stellen Sie sicher, den Einführungsprozess der Software im vorhinein gut zu planen.

Wie die Implementierung genau aussieht, welche Schritte dafür nötig sind und welche Zusatzaufgaben anstehen hängt ganz von der jeweiligen Software ab. Aber eins steht fest: Mit der abgeschlossenen Implementierung ist die Arbeit noch nicht getan. Auch die Mitarbeitende müssen auf die Nutzung neuer Software vorbereitet werden. Weiterbildungen, Schulungen und Workshops – am besten von Seiten des Anbietenden – sollten auf jeden Fall wahrgenommen werden. Die Digitalisierung ist ein kontinuierlicher Prozess. Um modern zu bleiben, benötigt Software regelmäßige Updates und eventuell Ergänzungen, falls das Unternehmen wächst oder Veränderungen durchführt. Dank der Flexibilität und Skalierbarkeit von Cloud Software, kostet das Unternehmen aber weniger Aufwand als bei on-premise Lösungen.

Beispielfall aus der Praxis

Die Klever GmbH befindet sich in der Evaluierungsphase bei der Suche nach einem ERP-System. Das Unternehmen von Geschäftsführerin Klara Klever ist so aufgestellt, dass Emily Eitie, die sich um die IT-Angelegenheiten der Klever GmbH kümmert, nicht ausreichend Ressourcen hätte, eine On Premise-Lösung zu warten und gegebenenfalls weiterzuentwickeln. Emily schlägt Klara deswegen eine Cloud-Lösung vor. Das spart Kosten und Ressourcen.

Checkliste: Cloud-Einführung – Und was jetzt?

Jetzt wissen Sie über die wichtigsten Schritte Bescheid, die Sie bei der Anschaffung neuer Unternehmenssoftware in der Cloud durchlaufen müssen. Nun kommt es darauf an, selbst zu prüfen, welche Schritte für Sie noch nötig sind, und wo Sie sich gerade befinden. Die Auswahl von Cloud Software ist kein leichtes Unterfangen, aber glücklicherweise sind Sie dabei nicht auf sich allen gestellt.

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