Die Optimierung von Prozessen und Arbeitsabläufen gehört in vielen Unternehmen praktisch zum Alltag. Sie sorgen dafür, dass Unternehmen bei ihrem Weg ins DigiTAL auf Kurs bleiben und ihr Unternehmenswachstum nach ihrer Ankunft dort entsprechend steigern können. Häufig fällt dabei auch das Wort Workflow. Doch was genau ist ein Workflow eigentlich und worin unterscheidet er sich von einem Geschäftsprozess?
Was ist ein Workflow?
Workflow lässt sich ins Deutsche mit dem Wort Arbeitsablauf übersetzen. Grundsätzlich beschreibt er eine konkrete Abfolge von Arbeitsschritten, die das Ziel der größtmöglichen Effizienz haben. Entsprechend spielt der Workflow bei vielen Geschäftsprozessen eine wichtige Rolle, er ist jedoch kein Synonym. Bei einem Geschäftsprozess stehen in der Regel kundenbezogene oder wirtschaftliche Ziele im Mittelpunkt, wobei er aus Schritten besteht, mit dem diese Ziele erreicht werden sollen. Der Workflow wiederum dreht sich primär um die technische Umsetzung. So hat der Workflow einen konkret definierten Anfang, einen vorgegeben und organisierten Ablauf und ein festes Ende. Oder anders gesagt: Man legt fest, wer was bis wann erledigen muss und welche technischen Hilfsmittel zu nutzen sind.
Beispielfall aus der Praxis
Klara Klever leitet die Klever GmbH. Im Zuge der Digitalisierung ihres Unternehmens analysiert Klara auch die bestehenden Prozesse. Für die Sales-Prozesse holt sie sich hierbei Unterstützung ihrer Vertriebsleiterin Diana Diel. Die beiden machen sich daran, die Workflows im Sales zu überarbeiten, da einige Arbeitsschritte künftig von einem CRM-System übernommen werden.
Mit Workflows versuchen Unternehmen, Geschäftsprozess zu optimieren und zu automatisieren beziehungsweise in Teilen zu automatisieren. Auf diese Weise soll sowohl die Effizienz der Abläufe als auch auch die Qualität gesteigert werden. Gleichzeitig versucht man, die Bearbeitungszeiten zu reduzieren und so Kosten zu sparen. Dabei spielen sowohl die Reduzierung von Fehlern als auch das Verbessern der Kommunikation und der Entscheidungsfindung eine wichtige Rolle.
Wie sieht er aus?
Ein Workflow hat typischerweise immer einen Trigger oder Auslöser, der den Arbeitsablauf startet. Gleichzeitig gibt es einen vordefinierten Endpunkt, der nach mehreren vorgegebenen Arbeitsschritten, Aktivitäten oder Vorgängen erreicht ist. Die Aktivitäten haben dabei eine feste Reihenfolge und können entweder parallel oder sequenziell ablaufen. Auch eine Mischung aus beiden ist möglich. Zusätzlich werden den Arbeitsschritten bestimmten Bearbeitende zugeordnet. Dabei kann es sich um Personen, Teams oder Systeme handeln. Auch werden konkrete Informationen, Werkzeuge und Dokumente bereitgestellt, mit denen die Bearbeitenden die ihnen zugeordneten Aktivitäten durchführen.
Einen Workflow erstellen
Um einen Workflow zu erstellen, gilt es, zunächst einmal die Prozesse in einem Unternehmen zu analysieren. Im Idealfall sind dabei alle einzelnen Unternehmensprozesse zu Beginn definiert und skizziert. Anschließend kommt die sogenannte Geschäftsprozess-Modellierung zum Einsatz. In dieser wird definiert, wer in einem Prozess was bis wann machen muss. Mit diesen Informationen kann nun die Workflow-Modellierung beginnen. Hier werden die verschiedenen Prozesse bis auf die kleinste Ebene zerlegt, um herauszufinden, welche man technisch unterstützen kann und auf welche Weise die technische Automatisierung erfolgen sollte.
Das Ergebnis ist ein Workflow, der nun umgesetzt und durch stetige Überprüfung weiter optimierbar ist.
Drei interessante Fakten
1. Die Visualisierung spielt bei einem Workflow eine wichtige Rolle. Um Arbeitsabläufe in Unternehmen darzustellen und anschließend zu optimieren, kommen häufig Tools wie Unified Modeling Language oder Flussdiagramme zum Einsatz.
2. In vielen Unternehmen gibt es sogenannte gelebte aber nicht dokumentierte Workflows. Dabei handelt es sich um meist kleine und einfache Arbeitsschritte mit wenigen beteiligten Personen, bei der oft keine Dokumentation erfolgt.
3. Um die Workflows zu verbessern, setzten viele Unternehmen auf Workflow-Management-Systeme. Diese helfen dabei, dass die vordefinierten Arbeitsabläufe auch eingehalten werden. Auch sind sie zur Dokumentation nutzbar, sodass sich sowohl Probleme als auch weitere Optimierungsmöglichkeiten schneller erkennen lassen.
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