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Produktivere Meetings mit Asana und Zoom

Katrin Hemmerling
Katrin Hemmerling

Videokonferenzen sind eine wichtige Quelle für die Verbindung zwischen Teammitgliedern – unabhängig davon, ob Ihr Team remote, hybrid oder weltweit verteilt ist. Doch mehr Zeit für persönliche Gespräche per Videoanrufe bedeutet nicht immer auch mehr effektive Arbeit. Untersuchungen haben ergeben, dass gelegentliche Chats durch unnötige Meetings ersetzt wurden, was den Einzelnen im letzten Jahr 157 Stunden Produktivität gekostet hat. Vermutlich kennen Sie das in Ihrer leitenden Position sogar: Sie setzen ein Meeting an, besprechen die Punkte auf der Agenda – und im Nachgang ist Ihr Team sich unsicher, welche Aufgaben dabei entstanden sind und wer sich bis wann um welche Aufgaben kümmern soll. Für effizienteres hybrides Arbeiten zeigen wir Ihnen, wie Sie Meetings produktiver mit Asana und Zoom halten können.

Produktivere Meetings mit Asana und Zoom

Meetings allein sind nicht das Problem – das Problem entsteht, wenn Meetings nicht mit der Arbeit Ihres Teams verbunden sind. Sie können eine produktive Diskussion mit Ihrem Team führen, aber wenn diese Diskussion nicht in Notizen und Handlungspunkten festgehalten wird, gehen viele dieser Informationen einfach verloren. Mit der Asana-App für Zoom können Sie jetzt Teamdiskussionen in umsetzbare Meetings verwandeln.

Die Asana-App für Zoom erleichtert Teams die Zusammenarbeit und das Erreichen ihrer wichtigsten Ziele, unabhängig davon, wo sie gerade arbeiten. Die Asana- und Zoom-Integration gehört zu den über 200 Technologiepartnern, mit denen Asana zusammenarbeitet, und erweitert dessen Leistungsfähigkeit als einzige Plattform für verteiltes Arbeiten. Mit der Asana-App für Zoom können Teams zielgerichtete und fokussierte Meetings abhalten, die durch Aufgaben, Aktionspunkte und durchsuchbare Protokolle in Asana unterstützt werden. Verringern Sie die Anzahl der App-Wechsel und stellen Sie sicher, dass Ihr Team die Informationen und die Klarheit hat, die es braucht, um erfolgreich zu sein.

Die Asana-App für Zoom macht Meetings besser

Die Einführung der Asana-App für Zoom erweitert die bestehende Zoom-Integration um noch mehr leistungsstarke Funktionen. Mit Asana und Zoom können Sie produktive Konversationen in umsetzbare Aufgaben umwandeln, die Wirkung zeigen. Diese Integration macht es einfach, sich auf Meetings vorzubereiten, umsetzbare Gespräche zu führen und nach dem Gespräch auf Informationen zuzugreifen. Und so geht’s.

Beispielfall aus der Praxis

Als Vertriebsleiterin der Klever GmbH bestreitet Diana Diel viele Meetings am Tag. Sie verschickt vor jedem Meeting eine Agenda an ihr Team, damit sie die Mitarbeitenden vorbereiten können. Mitunter hat Diana aber das Gefühl, dass ihr Team unsicher über die Next Steps und die aus dem Meeting resultierenden ToDos ist. Praktisch wäre es, wenn die Aufgaben noch während des Meetings in einem Tool erfasst und einer verantwortlichen Person zugewiesen werden könnten. Das Optimum wäre ein Tool, in dem zusätzlich die Fälligkeit definiert, Dokumente und Anmerkungen hinterlegt werden könnten …

Teilen Sie Besprechungsdetails und den Kontext im Voraus

Fokussierte, umsetzbare Meetings beginnen in Asana. Geben Sie vor der Besprechung eine Agenda frei, damit Ihr Team weiß, was Sie besprechen werden. Geben Sie bei Bedarf Dokumente oder Dateien frei, die das Team vor der Besprechung lesen sollte, damit alle bereit sind, ihren Beitrag zu leisten, sobald die Besprechung beginnt. Hängen Sie dann einen Zoom-Link direkt an die Aufgabe in Asana an, damit alle Teilnehmenden die Besprechung rechtzeitig finden und ihr beitreten können.

Während der Besprechung auf dem Laufenden bleiben

Sobald die Besprechung beginnt, können Sie das Wechseln zwischen den Apps reduzieren, indem Sie Asana direkt in Zoom öffnen. Asana zeigt automatisch alle Aufgaben an, die mit dem Zoom-Meeting verbunden sind. So können Sie sich leicht merken, welche Themen besprochen und welche Fragen beantwortet werden müssen.

Asana in Zoom

Erfassen Sie Aufgaben – ohne Zoom zu verlassen

Im Verlauf des Meetings können Sie Notizen machen, Aufgaben erfassen und Aufgaben für Folgefragen zuweisen, ohne Zoom zu verlassen. Konzentrieren Sie sich auf die Konversation und halten Sie gleichzeitig wichtige Informationen fest. Auch nach der Besprechung sorgen die während der Zoom-Besprechung erstellten Aufgaben dafür, dass nichts vergessen wird.

Asana in Zoom

Einfache Suche nach Informationen nach dem Ende des Meetings

Sie wissen nicht mehr, was jemand in einem früheren Meeting gesagt hat? Haben Sie das Gefühl, dass Sie einige Notizen vergessen haben? Die Asana-App für Zoom kann Ihnen helfen. Nach der Besprechung können Sie auf alle Aufgaben und Notizen zugreifen, die Sie in Asana erstellt haben. Je nach Zoom-Plan erstellt Asana auch eine Abschrift der Besprechung, damit das gesamte Team über Entscheidungen und nächste Schritte auf dem Laufenden bleiben kann. Wenn Sie Besprechungsdetails noch einmal nachlesen möchten, können Sie bestimmte Informationen im Besprechungsprotokoll suchen und finden.

Asana in Zoom

So verbinden Sie Zoom und Asana

Die Einrichtung der Asana-App für Zoom ist einfach – und jeder Asana-Kunde kann sie nutzen. Aktivieren Sie die Integration für ein beliebiges Projekt in Asana. Wählen Sie zunächst ein Projekt aus, für das Sie die Integration aktivieren möchten. Klicken Sie dann auf Anpassen in der rechten Ecke des Projekts, und fügen Sie die Zoom-App zum Projekt hinzu.

Um Asana in Zoom nutzen zu können, müssen Sie die App vorab in Zoom aktiveren. Benötigen Sie Hilfe hierbei? Dann verabreden Sie sich gerne mit uns auf einen (virtuellen) Kaffee und ein produktives Meeting 😉

Quelle: Asana

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