Spätestens seit der Pandemie sind in vielen Unternehmen dank der Möglichkeit zum Home Office und Hybriden Arbeiten Online-Meetings gang und gäbe geworden. Microsoft Teams, Zoom, aber auch das Projektmanagementlösungen wie Asana sind Tools, die Nutzende in den vergangenen Monaten hierfür eingesetzt haben und mittlerweile gut beherrschen. Aber es sind nicht immer die Hard Skills, die über den Erfolg eines Meetings entscheiden. Aufgrund dessen haben wir 5 Knigge-Tipps für Online-Meetings, die das gemeinsame Miteinander leichter machen.
1. Worum geht’s im Online-Meeting?
Einladungen zu Online-Meetings machen heute einen Großteil der eingehenden E-Mails aus. Die empfangende Person sollte somit mit einem Blick erfassen, zu welchen Termin sie eingeladen wird und worum es geht. Machen Sie also bereits im Betreff Ihrer Termineinladung klar, aus welchem Grund Sie zu dem Termin einladen. Hilfreich ist es beispielsweise, das betreffende Projekt oder den Kundennamen zuerst zu nennen und mit kurzen Stichwörtern den konkreten Anlass zu beschreiben. Längere Ausführungen sowie eine Agenda können Sie in der Beschreibung hinterlegen.
Beispielfall aus der Praxis
Diana Diel nimmt als Vertriebsleiterin der Klever GmbH viele Termine wahr. Mitunter erschließt sich ihr bei den Termineinladungen nicht immer, auf welches Projekt sich das Meeting bezieht und worum es geht. Zum Teil ruft sie den Einladenden deswegen an, um weitere Informationen zu bekommen. Eine zeitraubende Geschichte. Deswegen schlägt Diana vor, den Einladungsbetreff so aufzubauen, dass zuerst das Projekt und anschließend der Grund des Meetings genannt werden.
2. Hallo! Ich bin …
Oft treffen in externen Online-Meetings Personen aufeinander, die sich noch nicht kennen. Nehmen Sie sich darum zu Beginn des Meetings die Zeit, sich vorzustellen. Nennen Sie Ihren Namen und beschreiben Sie kurz Ihre Aufgabe, die Sie in dem Unternehmen wahrnehmen, für das Sie tätig sind. So können die Beteiligten besser einordnen, welchen Fokus die einzelnen Personen haben – und Sie verbinden mit den unbekannten Gesichtern besser die Namen.
3. In der Ruhe liegt die Kraft!
Umgebungsgeräusche stören. Nicht nur den Sprechenden. Sondern auch die Zuhörenden. Wenig lenkt mehr ab als Tastengeklapper, andere Personen im Raum, lautes Atmen oder sogar Schnaufen in das Mikrophon oder Fahrgeräusche, unterbrochen von Lautsprecherdurchsagen. Muten Sie sich also während des Online-Meetings bitte, wenn Sie gerade keinen Sprechanteil haben. Wenn Sie eine Frage stellen möchten, können Sie sich übrigens mit einer simplen Tastenkombination so lange entmuten, wenn Sie sprechen.
4. Hände hoch!
Auch wenn Sie sich an Ihre Schulzeit erinnert fühlen sollten: Sie können in Online-Meetings beispielsweise die Hand heben, wenn Sie das Wort ergreifen möchten. So weiß der Sprechende, dass Sie eine Anmerkung machen oder eine Frage stellen möchten. Das vermeidet zudem, dass in einer Fragerunde mehrere Personen gleichzeitig zu sprechen beginnen und der Moderierende erst für eine Reihenfolge der Sprechenden sorgen muss.
5. Wutschen und Wedeln!
Mitunter ist es während eines Online-Meetings spannend, den Desktop oder die offenen Tabs eines Präsentierenden genauer zu studieren. Aber nehmen Sie sich dennoch Zeit für eine kleine Aufräumaktion, wenn Sie wissen, dass Sie in einem Meeting Ihren Bildschirm teilen müssen. Verschieben Sie Icons auf Ihrem Desktop, die Teilnehmende nicht sehen sollen, in einem separaten Ordner und öffnen Sie, falls Sie auf eine Datei im Explorer/Finder zugreifen möchte, bereits den entsprechenden Dateiordner beziehungsweise die Datei selbst. Präsentieren Sie über eine Cloud-Lösung, öffnen Sie diese in einem Inkognito-Fenster und schließen Sie alle nicht benötigten Tabs. Vergessen Sie zudem nicht, Ihre Favoritenleiste im Browser auszublenden.
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