Vertriebs-Mitarbeitende kennen den Spruch: „Wenn ich ein Auto kaufe, dann mache ich doch auch erstmal eine Probefahrt. Warum kann ich Ihre Software nicht vorher kostenlos testen?“ Ganz unrecht hat der Interessent da nicht. Die Investitionssumme für die Anschaffung einer neuen Unternehmenssoftware ist schnell mal fünfstellig. Die Entscheidung für ein Produkt hat meist Auswirkungen auf die nächsten 10 bis 15 Jahre. Im Vorbeigehen kauft daher niemand eine solche Software und entsprechend vorsichtig nähern sich die Entscheidende dem Thema, wollen sich absichern – ähnlich einer Probefahrt beim Autokauf. Aber der Vergleich zwischen der Anschaffung einer neuen Unternehmenssoftware und einem Autokauf hinkt: die richtige Unternehmenssoftware ist weit mehr als ein Auto! 

Die Anschaffung einer neuen Unternehmenssoftware: Mehr Hausbau als Autokauf.

Die Digitalisierung in der IT-Branche macht Vieles einfacher. Software kann heute als „Software As A Service“ (SaaS) angeboten werden oder ist bereits Cloud-basiert. Anbietende von ERP-Systemen können diese Wege einfacher Test-Systeme zur Verfügung stellen – kostenfrei versteht sich. Doch ist das die Lösung? Nicht ganz! Die grundsätzliche Verfügbarkeit eines solchen Systems ist bereits die halbe Miete, aber für eine qualifizierte Auswahl eines neuen Systems braucht es weit mehr. 

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Führerscheinprüfung vs. Schulung 

Bleiben wir bei dem Gleichnis, der Kauf von Unternehmenssoftware ähnelt einem Autokauf: Um das Auto zu testen braucht man einen Führerschein. Einen „ERP-Führerschein“ besitzen aber die wenigsten Anwendende – schon weil es ihn nicht gibt. Der Grund: Die grundsätzliche Bedienung eines Autos ist in jedem Fahrzeug gleich – wobei jedem Fahrenden kurz der Atem stockt, wenn man von einem Linkslenker-Fahrzeug auf einen Rechtslenker-PKW umsteigt. Bei ERP-Software ist im Gegensatz dazu das Bedienmodell nicht genormt. Programmierende haben sich die Freiheit herausgenommen, Ihre Software kreativ nach Ihren Bedienvorstellungen zu programmieren. Daher gibt es keinen ERP-Bedien-Führerschein – jede Software ist anders. Das ist der Grund, warum man ohne Erklärung und Schulung ein Softwareprodukt nicht perfekt testen kann. Das dafür nötige Know-How, mit dem Wissen, wie alle Funktionen optimal genutzt werden können, haben nur Experten für dieses Programm. 

Kurzstrecke vs. Langstrecke 

Die Bereitstellung einer Test- oder Demo-Umgebung als Cloud-Applikation, Software As A Service oder in einer virtuellen Umgebung, wird bei den Herstellenden und Anbietenden immer gängiger. Doch kommt man als Interessent damit ans Ziel? Dies ist vergleichbar mit der Frage, ob ich ein neues Auto nur auf Kurzstrecke teste oder über mehrere Tage das Fahrzeug auch auf Langstreckenfahrten ausprobiere. Abhängig von der Preisklasse des Fahrzeugs, wird der Handelnde dies sicher anbieten.  

Das ist bei Software-Anbietenden ähnlich. Ein Langstrecken-Test bedeutet bei einer Software, dass der Test mit den Daten und der Datenmenge des Unternehmens erfolgt, nicht mit lustigen Demo-Daten, zu denen man keinen Bezug hat, oder mit nur wenigen Datensätzen, die jedes System verarbeiten kann. Wie auch beim Auto ist die Beladung eines Softwaresystems immer kritisch für die Performance. Die Art der Datenmenge und die Anzahl der gleichzeitigen Benutzenden haben Einfluss auf die Nutzbarkeit der jeweiligen Software – selten kann ein reines Demo-System dies adäquat simulieren. Nur wenige Autokaufende kommen mit der ganzen Familie und den gepackten Urlaubskoffern zum Handelnden und machen eine mehrtägige Probefahrt nach Italien. Der Vergleich, ein Autokauf sei wie ein Softwarekauf, funktioniert auch in diesem Punkt nur begrenzt. 

Die Anschaffung von Unternehmenssoftware ist kein Autokauf 

Wenn man ehrlich zu sich selbst ist, dann dient der Vergleich von Unternehmenssoftware mit einem Auto nur dem Interessenten, um kostenfreie Kaufberatung beim Anbieter zu erhalten. Ein Auto ist keine Unternehmenssoftware. Wenn man ein Auto kauft, kann man mehr oder weniger sofort losfahren. Nach dem Kauf einer Unternehmenssoftware, braucht man entsprechende Hardware (außer in einem Public Cloud Szenario), Installation und Konfiguration, Datenübernahme oder initiale Dateneingabe und Schulung – erst danach kann man loslegen. Bevor man also Unternehmenssoftware nutzen kann, bedarf es weit mehr als das Auto beim Verkehrsamt und der Versicherung anzumelden und zur Tankstelle zu fahren. 

Fundament eines Unternehmens: ERP-Software 

Unternehmenssoftware ist mehr als nur ein Auto. Schon vor dem Meta-Thema „digitale Transformation“ war Software für ein Unternehmen das virtuelle Gehirn des Betriebes. Daten werden in einer zentralen Datenbank abgebildet und Geschäftsprozesse digital abwickelt und überwacht. Unternehmenssoftware ist daher eher das Fundament eines Unternehmens. Auf Grundlage von Software entstehen neue Geschäftsmodelle und bieten damit ein virtuelles Haus für Kaufende, Liefernde und Mitarbeitende. Das müssen Sie bei der Anschaffung einer neuen Unternehmenssoftware berücksichtigen.

Die Unternehmenssoftware als digitales Office für Kaufende, Liefernde und Mitarbeitende  

Es gibt viel bessere und passendere Vergleiche für Unternehmenssoftware: digitales Abbild des Unternehmens, Gehirn des Unternehmens oder das digitale Office. Gerade das Bildnis eines virtuellen Büros zeichnet die heutigen Aufgaben gut nach. ERP-Software ist heute angelegt als ein kollaboratives und kommunikatives Programm, über das alle Interessensgruppen verbunden sind damit sie miteinander kommunizieren können. Kaufende können via Webshop direkt Produktinformationen abfragen und Aufträge platzieren. Liefernde können geplante Lieferungen anmelden und so Einfluss auf die Lagerdisposition nehmen. Mitarbeitende bearbeiten Prozesse und erhalten Informationen über Eskalationen. Sie können Kaufende über Lieferengpässe informieren und gleichzeitig versuchen, alternative Liefernde zu beauftragen. Diese ganzen Aufgaben werden innerhalb einer zeitgemäßen Unternehmenssoftware abgebildet. Ein solches Zusammenspiel testet man nicht während einer kurzen Probefahrt bzw. Testphase. 

Schon mal von Probewohnen gehört? 

Auch wenn der Vergleich mit dem virtuellen Bürohaus besser passt – die Anschaffung einer neuen Unternehmenssoftware bleibt immer noch eine Herausforderung. Wir von den Digital-Webern haben 5 Schritte erarbeitet mit denen Sie auch dann sicher ans Ziel kommen, wenn Sie die Challenge „ERP-Kauf“ annehmen – quasi ein Programm von der Entscheidungsfindung über die Art des Objektes über ein Probewohnen bis hin zum Einzug. 

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