Zeit ist Geld. Und das nicht erst seit den derzeitigen Krisenzeiten. Deswegen sollte der Aufwand für Unternehmen, die ihre Leistungen auf Projektbasis abwickeln und berechnen, so gering wie möglich sein. Eine transparente und effiziente Projektzeiterfassung bildet nicht nur die Basis für die Projektfaktura – sie reduziert auch den Aufwand für die Mitarbeitenden. Die Experten der Digital-Weber haben im DigiTAL verschiedene Lösungen im Portfolio. Wie beispielsweise die moderne ERP-Lösung Haufe X360. Wir erklären Ihnen, wie Sie mit diesem ERP-System den Prozess der Zeiterfassung sowie der Projektfaktura verbessern können.
Wer oder was ist Haufe X360?
Haufe X360 ist eine webbasierte Unternehmenssoftware für kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) der Haufe Group. Die Unternehmensplattform kombiniert klassische ERP-Kernfunktionen – wie Einkauf, Verkauf, Lagermanagement und Finanzbuchhaltung – mit branchenspezifischen und schnittstellenbasierten Erweiterungen – z. B. aus den Bereichen HR, Logistik oder E-Commerce.
Projektbasierte Zeiterfassung als Hilfe in ihrem Project Operations
Für wen ist Projektzeiterfassung in Haufe X360 gedacht?
Dienstleistungsunternehmen arbeiten in der Regel auf Projektbasis. Die Abwicklung über Projekte stellt jedoch alle Beteiligten mitunter vor einige Herausforderungen. Gerade in Krisenzeiten prüft die Kundschaft jede Ausgabe genaustens. Und damit insbesondere die Eingangsrechnungen. Aus diesem Grunde sollten Ihre Rechnungen und/oder Ihre Leistungsnachweise Ihre erbrachten Leistungen möglichst genau und ausreichend beschreiben. Das bietet Ihrer Kundschaft volle Transparenz und spart unter Umständen Kommunikationsaufwand. Jedoch zieht für einige Unternehmen eine transparente Zeiterfassung und Faktura einen erhöhten Aufwand mit sich. Haufe X360 kann Ihr Unternehmen in diesem Fall dabei unterstützen, diesen Aufwand zu reduzieren.
Wo befindet sich die Projektzeiterfassung in Haufe X360?
Die Funktion Mitarbeiter-Zeitaktivitäten finden Sie im Modul Zeit- u. Kostenaufwände im Unterpunkt Zeiterfassung mit der ScreenID EP307000. Beachten Sie, dass die Funktion Zeitreport der Aktivität vorab in der ScreenID=CS100000) zu aktivieren ist.
Übrigens: Häufig genutzte Screens in Haufe X360 können Sie auch einfach zu Ihren Favoriten hinzufügen. Klicken Sie hierzu einfach in der betreffenden Menü-Übersicht auf den Stern neben der gewünschten Funktion. Schon haben Sie den Screen zu Ihren Favoriten hinzugefügt. Ihre Favoriten befinden sich an oberster Stelle in der linken Menüseite.
Beispielfall aus der Praxis
Konstantin Klever hat die Geschäftsführung der Klever GmbH von seinem Vater Klaus übernommen. Bereits zu der Zeit, als er schon als Student für das Unternehmen tätig war, ist ihm aufgefallen, dass die Zeiterfassung, insbesondere die Projektzeiterfassung, ineffizient gestaltet ist. Excel war das Lieblingstool seines Vaters – dabei hat dies bei der Faktura oft zu Fehlern geführt. Sehr zum Ärger der Kundschaft. Konstantin holt sich Rat bei den Experten der Digital-Weber. Sie stellen ihm die Zeiterfassung mit Haufe X360 vor. So kann die Klever GmbH die Projektzeiterfassung, aber auch die Faktura künftig effizient abwickeln.
Wie erfolgt die Zeiterfassung auf Projekte?
In der Übersicht im Screen Mitarbeiter-Zeitaktivitäten sind die Felder Mitarbeiter, Von Woche, Bis Woche, Projekt und Projektaufgabe zu finden. Das Feld Mitarbeiter ist standardmäßig mit dem eigenen Account hinterlegt. Ebenso zeigt der Screen standardmäßig die aktuelle Kalenderwoche an. Unter Projekt könnten Sie das gewünschte Projekt auswählen und unter Projektaufgabe auf die entsprechende Aufgabe eingrenzen. Dies ist aber nicht zwingend notwendig, um Zeiten zu erfassen.
In der Tabelle selbst können Sie nun Zeiten erfassen. Einen neuen Datensatz erzeugen Sie mit einem Klick auf +. Standardmäßig erfolgt die Zeiterfassung vorläufig. Aufgrund dessen ist die Checkbox in der Spalte Vorläufig aktiviert und der Status als Offen erfasst. Das Datum und die erfasste Zeit können Sie entsprechend ändern. Zwingend zu hinterlegen sind die Lohnart und das Projekt. Für die Lohnart können Sie definieren, ob es sich um Überstunden oder reguläre Arbeitszeit handelt. Auch Urlaubstage können Sie hier erfassen. Haben Sie ein Projekt ausgewählt, ist die Auswahl einer Projektaufgabe erforderlich. Ist die Projektaufgabe mit keiner Beschreibung vorsehen, müssen Sie diese noch entsprechend ergänzen.
Haben Sie Fragen zur Projektzeiterfassung in Haufe X360?
Sie suchen ein geeignetes Tool für eine effiziente Projektzeiterfassung? Sie haben Haufe X360 bereits im Einsatz, aber noch Fragen, wie Sie den Prozess der Projektfaktura noch optimieren können? Wir beraten auch kleine Unternehmen! Buchen Sie am besten direkt einen Termin mit uns – wir freuen uns darauf, Sie persönlich kennenzulernen.
