Unternehmen müssen ihre Liquidität hochhalten. Nicht nur in Krisenzeiten wie diesen. Es gilt, die Projektabrechnung mit so wenig Aufwand wie möglich durchführen zu können. Im DigiTAL gibt es deswegen verschiedene Angebote für eine effiziente und transparente Projektzeiterfassung. Sie bildet die Basis für die anschließende Rechnungsstellung. Wir erklären Ihnen, wie eine etablierte Lösung wie myfactory Cloud ERP Ihr Unternehmen hierbei unterstützen und den Prozess der Projektzeiterfassung sowie der Projektfaktura verbessern kann.
Wer oder was ist myfactory?
Das myfactory Cloud ERP ist eine webbasierte Unternehmenssoftware für kleine und mittelständische Unternehmen (KMU). Das gleichnamige Unternehmen myfactory International GmbH hat die erste Version 2002 auf der Cebit vorgestellt und überdies bis heute eine beeindruckende Marktreife durchlebt. Mehr als 9.000 Anwender aus über 1.200 Unternehmen setzen dementsprechend aktuell die cloud-basierte Unternehmenssoftware ein. Das myfactory Cloud ERP basiert auf dem Microsoft (R) .net-Framework und setzt daher auf die aktuellste Technologie. Die integrierte CRM-Lösung von myfactory innerhalb von myfactory ERP ist zudem Ihre zentrale Kontaktdatenbank und ermöglicht Ihnen den Zugriff auf alle Ihre Informationen, Adressdaten, Strukturiertes Arbeiten im Vertrieb und effektives Marketing.
Projektbasierte Zeiterfassung als Hilfe in ihrem Project Operations
Welche Funktionen bietet die Zeiterfassung in myfactory im Allgemeinen?
Grundsätzlich können Sie in myfactory entscheiden, auf welchen Objekttypen die Zeiten gebucht werden sollen. Denn die ERP-Lösung bietet Ihnen die Möglichkeit, Zeiten mit Bezug auf ein Objekt zu erfassen. Zur Auswahl stehen hier Zeittypen, Projekte, Kundschaft oder auch Belegpositionen.
Zeittypen kommen beispielsweise dann zum Einsatz, wenn Zeiten zu erfassen sind, die keiner Kundschaft zugeordnet und damit auch berechnet werden können. Sollen hingegen Zeiten auf einen im Voraus erstellten Verkaufsbelegt erfasst werden, bieten sich die Belegpositionen an.
Für wen ist Projektzeiterfassung in myfactory gedacht?
Unternehmen in der Dienstleistungsbranche arbeiten häufig auf Projektbasis, was die Projektbeteiligten mitunter vor einige Herausforderungen stellt. Denn insbesondere in Krisen prüft die Kundschaft eingehend ihre Ausgaben – und damit auch die Leistungen, die ihnen in Rechnung gestellt werden. So sollte die Rechnung oder der Nachweis die erbrachten Leistungen bestmöglich und ausreichend beschreiben. Dies wiederum zieht für einige Unternehmen einen erhöhten Aufwand mit sich, was die Faktura von Projekten betrifft.
Beispielfall aus der Praxis
Konstantin Klever hat die Geschäftsführung der Klever GmbH von seinem Vater Klaus übernommen. Bereits zu der Zeit, als er schon als Student für das Unternehmen tätig war, ist ihm aufgefallen, dass die Zeiterfassung, insbesondere die Projektzeiterfassung, ineffizient gestaltet ist. Excel war das Lieblingstool seines Vaters – dabei hat dies bei der Faktura oft zu Fehlern geführt. Sehr zum Ärger der Kundschaft. Konstantin holt sich Rat bei den Experten der Digital-Weber. Sie stellen ihm die Projektzeiterfassung mit myfactory Cloud ERP vor. So kann die Klever GmbH die Projektzeiterfassung, aber auch die Faktura künftig effizient abwickeln.
Wie erfolgt die Zeiterfassung auf Projekte?
Die Funktion „Projektzeiterfassung“ finden Sie unter Verkauf → Zeiterfassung → Projektzeiterfassung. In der oberen Hälfte der Maske sehen Sie sämtliche Zeiten, die auf Projekte erfasst worden sind. Über den Button oben rechts haben Sie die Möglichkeit, die Ansicht zu aktualisieren, anzupassen, eine CSV-Datei zu exportieren oder die Ansicht zu drucken.
Mit Hilfe der Ansicht erfassen Sie auf einem Blick, an welchem Tag Zeit erfasst worden sind, wann die Aktivität begonnen und beendet wurde und wie lange sie gedauert hat. Ebenso ist das Projekt mit der bearbeitenden Person hinterlegt nebst Zeiterfassungstypen und Beschreibung der Aktivität. Bei Bedarf können Mitarbeitende zudem Zulagen wie KM-Geld oder Übernachtungspauschalen hinterlegen.
In der unteren Hälfte der Maske erfolgt die Projektzeiterfassung selbst. Mitarbeitende hinterlegen hier das Projekt, die Kurzbezeichnung der Tätigkeit, die Start- und Endzeit („Von“, „Bis“) sowie den korrekten Zeittypen und die entsprechende Aktivität. myfactory hinterlegt den Tag automatisch mit dem aktuellen Buchungstag. Bei Bedarf können detailliertere Beschreibungen im MemoText hinterlegt werden. Dies ist insbesondere bei Aufgaben, die eine länge Zeit in Anspruch nehmen, empfehlenswert, um der Kundschaft die bestmögliche Transparenz über die erbrachten Leistungen zu bieten.
💡 Schon gewusst? 💡
Sie können die Zeiterfassung auch auf der Startseite von myfactory hinterlegen! Klicken Sie dazu auf die Zahnrädchen „Register anpassen“. Im anschließenden Layout-Designer können Sie aus der Elementleiste rechts die Funktion „Zeitverfolgung“ hinzufügen.
Haben Sie Fragen zur Projektzeiterfassung in myfactory?
Sie suchen ein geeignetes Tool für eine effiziente Projektzeiterfassung? Sie haben myfactory Cloud ERP bereits im Einsatz, aber noch Fragen, wie Sie den Prozess der Projektfaktura noch optimieren können? Wir beraten auch kleine Unternehmen! Buchen Sie am besten direkt einen Termin mit uns – wir freuen uns darauf, Sie persönlich kennenzulernen.
