Asana gehört zu den beliebtesten Lösungen zur Verwaltung von Teamprojekten und Aufgaben. Das Tool vereint Funktionen für Projektmanagement, Aufgabenverwaltung und Kommunikation unter einer Oberfläche.
Die Software entstammt einer Idee des Facebook-Mitbegründers Dustin Moskovitz und Justin Rosenstein, die 2008 auch das gleichnamige Unternehmen gründeten. Asana sollte ursprünglich die Produktivität der Facebook-Mitarbeiter steigern und entwickelte sich daraufhin zu einer der erfolgreichsten Lösungen für gemeinsames Projektmanagement.
Gemeinsames Projektmanagement mit Asana
Asana greift verschiedenen Ideen der GTD-Methodik („Getting Things Done“) von David Allen auf. Damit kann mehr Perspektive auf die einzelnen Themen und gleich mehr Kontrolle über die zu erledigenden Arbeiten erreicht werden.
Die Herausforderung
Das größte Hindernis für Teams ist heute die Tatsache, dass sie mehr Zeit mit der Koordination der Arbeit verbringen als mit der eigentlichen Arbeit. Laut einer Studie des McKinsey Global Institute verbringt der durchschnittliche Mitarbeitende:
- 28% seiner Zeit mit der Beantwortung von E-Mails
- 19% ihrer Zeit mit der Suche nach Informationen und deren Auffinden
- 14% ihrer Zeit für die interne Kommunikation und Zusammenarbeit
Das bedeutet folglich, dass Teams nur 39% ihrer Zeit mit wirklich rollenspezifischer Arbeit verbringen. Stellen Sie sich vor, wie viel schneller und effizienter Teams sein könnten, wenn wir diese Zahl erhöhen könnten.
Die Lösung
Zu einer effektiven Zusammenarbeit im Team gehören die so genannten „drei C“:
- Content
- Communication
- Coordination
Die meisten Tools fokussieren sich jedoch vor allem auf die ersten beiden Punkte. Dabei ist gerade die Koordination entscheidend für eine effektive Zusammenarbeit von Team. Sie beantwortet nämlich eine wichtige Frage, die Dateifreigabe- und Messaging-Tools nicht beantworten können: Wer macht was bis wann? Asana vereint im Gegensatz zu anderen Projektmanagement-Tools alle drei Bereiche und verschafft Teams somit abteilungsübergreifend Klarheit über Plan, Prozess und Verantwortung.
Basic
(kostenlos)
Die Basic-Variante von Asana ist ideal für Personen oder Teams, die gerade erst mit dem Projektmanagement beginnen.
Bereits die kostenlose Version von Asana bringt eine ganze Reihe an unbegrenzten Basisfunktionen mit sich. Dazu gehören Projekte, Aufgaben, Aktivitätsprotokolle, Speicherplatz sowie Kommentare. Sie haben drei verschiedene Projektansichten: Listen-, Board- und Kalenderansichten.
Premium
(10,99€ im Monat)
Die Premium-Variante richtet sich an Teams, die Projektpläne erstellen müssen, auf die sie auch vertrauen können.
Selbstverständlich bringt auch die Premium-Version unbegrenzte Basisfunktionen mit sich und ergänzt diese unter anderem mit erweiterten Funktionen für Berichte, automatisierten Workflows und erweiterten Sicherheitsfunktionen.
Business
(24,99€ im Monat)
Die Business-Variante von Asana ist ideal für Teams und Unternehmen, die die Arbeit mehrerer Vorhaben verwalten müssen.
Sie haben mehr Möglichkeiten für Ihre Projekt- und Portfolio-Ansicht, die Ihr Management erleichtern. Außerdem können Sie unbegrenzt viele Dashboards, Workload-Ansichten und Integrationen mit Tableau und Power BI.
Als vierte Version gibt es noch Asana Enterprise. Es richtet sich an Unternehmen, die zusätzliche Sicherheit, Kontrolle und Unterstützung brauchen. Profitieren Sie hier von konfigurierbaren Mitgliedereinstellungen, einer verbesserten Datenkontrolle, personalisiertem Support.
Sprechen Sie uns einfach an und wir helfen Ihnen dabei herauszufinden, welches Paket am besten zu Ihnen und Ihren Anforderungen passt.
Der Funktionsumfang von Asana
Visualisieren Sie Ihre Arbeit nach Ihren Vorstellungen:
Erfassen Sie die Arbeit Ihres Teams an einem gemeinsamen Ort. Wählen Sie die Projektansicht aus, die am besten zu Ihrem Arbeitsstil passt und arbeiten Sie zusammen, egal wo Sie sich gerade befinden.
- Listenansicht: Verwenden Sie eine To-do-Liste, um sämtliche Arbeitsschritte oder Prozesse des Projekts an einem Ort zu erfassen und jeden Schritt von Anfang bis Ende zu verwalten.
- Zeitleiste: Stellen Sie Projektpläne als Zeitleiste dar, um den Zusammenhang zwischen den Aufgaben zu sehen. So sehen Sie auch bei Planänderungen alle Arbeitsvorgänge.
- Boards: Organisieren Sie Ihre Arbeit wie Haftnotizen und verfolgen Sie Aufgaben in jeder Phase. Boards helfen, Ihre Arbeitsprozesse transparenter zu gestalten.
- Kalender: Betrachten Sie Ihre Arbeit in einem Kalender, um Lücken und Überlappungen in Ihrem Zeitplan zu erkennen und Anpassungen vorzunehmen.
Verwalten Sie Ihre Projekte von Anfang bis Ende:
- Projekte: Organisieren Sie die Arbeit für Ihre Events, Meetings oder Vorhaben, die Sie mit anderen teilen, als Listen oder Kanban-Boards in Projekten.
- Aufgaben: Unterteilen Sie Ihre Arbeit und die Ihres Teams in überschaubare Arbeitsschritte.
- Unteraufgaben: Untergliedern Sie Aufgaben in kleinere Teilaufgaben oder führen Sie zusätzliche Punkte auf, die zur Fertigstellung der Gesamtaufgabe erledigt werden müssen.
- Meilensteine: Visualisieren Sie wichtige Etappenziele in Ihrem Projekt, um den Fortschritt zu erfassen und zu teilen.
- Aufgabenverantwortliche: Weisen Sie Aufgaben einer Person zu. So wissen alle, wer verantwortlich ist.
- Abschnitte: Gruppieren Sie Aufgaben in unterschiedliche Abschnitte eines Projektes, um diese an Ihren Workflow anzupassen, verschiedene Arbeitstypen aufzuteilen und Aufgaben zu organisieren.
- Benutzerdefinierte Felder: Gehen Sie über die bloße Nutzung von Aufgaben hinaus und erfassen Sie einfach alles in Asana. Feldnamen, -typen und -werte sind frei definierbar, damit Sie Felder für jegliche Art von Informationen erstellen können, die für Ihren Workflow wichtig sind.
- Fälligkeitsdaten und -zeiten: Legen Sie das Datum und die Uhrzeit fest, um den Fälligkeitszeitpunkt klar zu bestimmen, auf den alle zielgerichtet hinarbeiten können – unabhängig von Zeitzonen.
- Anhänge: Fügen Sie Dateien von Ihrem Computer, aus Dropbox, Box oder Googe Drive zu jeglicher Aufgabe oder Diskussion hinzu. Sie können Dateien von individuellen Aufgaben oder auf Projektebene ansehen.
- Regeln: Verwenden Sie Regeln, um wichtige Aktionen in Ihren Prozessen zu automatisieren, damit Teams keine Arbeitsschritte mehr vergessen.
- Genehmigungen: Optimieren und erklären Sie Ihren Genehmigungsprozess, damit alle Beteiligten wissen, welche Arbeiten wann und wie genehmigt werden müssen.
- Abhängigkeiten: Aufgabenabhängigkeiten geben an, welche Aufgaben bereits begonnen werden können und welche Aufgaben noch auf die Fertigstellung anderer Aufgaben warten.
- Benutzerdefinierte Vorlagen: Erstellen Sie Ihre eigenen Projektvorlagen, damit Ihr Team schnell und einfach mit der Arbeit beginnen kann.
- Berichte: Behalten Sie den Fortschritt und die Arbeitsauslastung im Auge. Nutzen Sie Diagramme und andere visuelle Darstellungen mit Echtzeit-Informationen, um Status-Updates mit anderen zu teilen, mögliche Probleme zu erkennen und die Arbeit auf Kurs zu halten.
- Portfolios: Anhand von Portfolios sehen Sie in Echtzeit, wie Ihre Projekte vorankommen. Somit können Sie proaktiv auf Risiken eingehen und allen Beteiligten über Updates informieren.
Unser Funfact:
Ein besonders witziges Detail in Asana sind die sogenannten „Celebrations“. Sie können die Option über „Meine Profileinstellungen -> Ansicht -> Bei Aufgabenfertigstellung gelegentlich Celebrations anzeigen“ aktivieren. Bei Fertigstellung einer Aufgabe fliegt dann ab und ein mythisches Wesen in Form eines Einhorns, Phönix, Narwals oder Yetis über den Bildschirm.
Integrationen:
- Hubspot – CRM
- POPLIN -Zeiterfassung
- Google Drive
- Microsoft Team
- Zoom
- Adobe Creative Cloud
- Dropbox
- Slack
- Salesforce
- Gmail
- Instagantt
- Microsoft Power BI
- Office 365
- Outlook
- Sharepoint
- Tableau
- Zapier
- OneDrive
Neugierig geworden?
Asana ist ein missionsorientiertes Unternehmen, so wie wir, DIE DIGITIAL-WEBER. Unsere Mission lautet: Gemeinsam für digitales Unternehmenswachstum. Daher versteht sich von selbst, dass wir unserem eigenen agilen Projekt-Management ebenfalls Asana einsetzen. Für uns ist das der perfekte fit. Evtl. für Sie auch? Lassen Sie uns deswegen gemeinsam mal ausprobieren und treffen Sie sich schnell und unverbindlich auf einen (virtuellen) Kaffee mit uns:
Beiträge von den Digital-Webern zum Thema "Asana":
Lesen Sie hier aus unserem Blog aktuelle Beiträge zum Thema „Asana“.
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