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Wie Sie Verzögerungen bei der ERP-Einführung vermeiden können

Manuel Weber
Manuel Weber

Eine reibungslose, erfolgreiche ERP-Implementierung mag wie ein Wunschtraum klingen. Aber Unternehmen, die eine Expertise für ERP-Einführungen und damit die Insights zur Vermeidung von Verzögerung haben, ist dies kein Wunschtraum. Deswegen sollten Unternehmen, die in Analogien ansässig sind und die Reise ins DigiTAL antreten möchten, sich von erfahrenden ERP-Implementierenden beraten lassen. So lassen sich dann Verzögerungen im ERP-Projekt vermeiden.

Wie Sie Verzögerungen bei der ERP-Einführung vermeiden können

Unternehmen, die eine ERP-Implementierung planen, fürchten sich vielleicht vor dieser Erfahrung – und diese Befürchtungen sind nicht unberechtigt. Sie haben vielleicht schon Horrorgeschichten über langwierige, schmerzhafte und letztlich erfolglose Implementierungen gehört, die zu unternehmensweiter Frustration und unnötigen Kostenüberschreitungen aufgrund dieser „unvermeidlichen“ ERP-Implementierungsverzögerungen geführt haben.

Die Wahrheit ist jedoch, dass Verzögerungen bei der ERP-Implementierung vermeidbar sind. Der erste Schritt: Das Verständnis dafür, warum Verzögerungen auftreten können.

Warum Verzögerungen bei der ERP-Implementierung auftreten

Die Implementierung eines ERP-Systems ist oft ein komplexes, umfangreiches Unterfangen. Es erfordert Zeit, gemeinsame Anstrengungen und reichlich Ressourcen. Wir nennen Ihnen fünf Gründe, warum es zu Verzögerungen bei der ERP-Einführung kommen kann.

Idealistische, aber unpraktische Erwartungen

In einer perfekten Welt wäre eine ERP-Implementierung in nur wenigen Wochen abgeschlossen, würde das Budget nicht überschreiten und wäre ein großer Erfolg für alle Mitarbeiter. Das sind die unrealistischen Erwartungen, die viele Unternehmen hegen, bevor die eigentliche Arbeit beginnt. Allerdings sind die Unternehmen nicht immer schuld an der einer unrealistischen Zielsetzung. Einige ERP-Anbietende versprechen zu viel und halten nicht, was sie versprechen. Sie garantieren unwahrscheinliche und ungenaue Zeitpläne, die, wenn sie nicht eingehalten werden, am Ende alle mehr Zeit und Geld kosten.

Beispielfall aus der Praxis

Der Klever GmbH benötigt eigentlich dringend eine neue ERP-Lösung. Allerdings hat die Geschäftsführerin Klara mit der ERP-Einführung des bestehenden Systems keine guten Erfahrungen gemacht. Es kam zu erheblichen Verzögerungen, die nicht nur das Budget sprengten. Auch die Mitarbeitenden waren letztendlich frustriert und stehen deswegen einem neuen System ablehend gegenüber. Klara sucht sich deswegen Rat bei den Experten der Digital-Weber. Diese helfen hier dabei, die passende Lösung zu finden – und vor allem erklären sie ihr anhand der QITT-Methode vorab den Ablauf der ERP-Einführung.

Klara möchte keine Verzögerungen in der ERP-Einführung haben.

Unausgewogene Führung und Teams

Kommunikation ist der Schlüssel zum Erfolg. Deswegen ist es essenziell, das Führungsteam, die Manager und die potenziellen Benutzer auf die Details einzustimmen, bevor eine ERP-Implementierung startet. Mangelt es an der richtigen Kommunikation, kann dies zu widersprüchlichen Erwartungen führen. Vor allem dann, wenn die einzelnen Personen unterschiedliche Erfahrungen mit der Einführung von Software mitbringen.

Langsame und zögerliche Entscheidungsfindung

Langwierige Diskussionen und zögerliche Entscheidungen sind der Todesstoß für eine schnelle und erfolgreiche ERP-Einführung. Es ist wichtig, die relevanten Daten zu prüfen, bevor Sie Entscheidungen treffen. So stellen Sie die Erledigung der Aufgaben sicher. Lassen Sie sich viel Zeit, kann dies den Implementierungsprozess verlangsamen und vor allem die Kosten in die Höhe treiben.

Überfordertes Implementierungsteam

ERP-Implementierungsteams setzen sich zwangsläufig aus Mitarbeitenden verschiedener Abteilungen zusammen, die bestimmte Rollen für das ERP-Projekt übernehmen. Unabhängig von diesen Rollen müssen die Teammitglieder ihre Implementierungsaufgaben oft zusätzlich zu ihren täglichen Aufgaben erfüllen. Dieser zusätzliche Stress kann sich negativ auf ihre Leistung auswirken und zu weiteren Verzögerungen bei der ERP-Implementierung beitragen.

Verständnis der Eigenverantwortung für die Implementierung

Es besteht der Irrglaube, dass der Partner die volle Verantwortung für den Erfolg der Implementierung trägt. Oft glaubt Kundschaft, dass sie Experten auswählen, die das ERP-System mit minimaler Beteiligung der Kundschaft implementieren können. Dies führt zu kurz- und langfristigen Verzögerungen, höheren Kosten und oft zu Misserfolgen.

Wie Sie Verzögerungen bei der ERP-Einführung vermeiden können

Um Verzögerungen bei der ERP-Implementierung zu vermeiden, müssen Sie lediglich ein paar Maßnahmen ergreifen.

Klären Sie Ihre Erwartungen an die ERP-Einführung

Der ERP-Anbietende sollte Ihnen einen konkreten Implementierungsplan vorlegen, in dem die einzelnen Projektphasen aufgeführt sind. Dazu gehört auch, wie lange jede Phase dauern wird, was während der einzelnen Schritte des Prozesses geschehen wird und wie der ERP-Anbietende mit Problemen oder Verzögerungen umgehen wird. Vergewissern Sie sich, dass Sie diese Informationen im Voraus erhalten, damit Sie klare Vorstellungen über den Zeitplan und die Kosten der Implementierung haben. Wir bei den Digital-Webern arbeiten beispielsweise nach der QITT-Methode, in der Transparenz die einzelnen Schritte klar kommuniziert sind.

Informieren Sie die Mitglieder Ihres Implementierungsteams und das gesamte Unternehmen über die Details

Sorgen Sie dafür, dass alle Beteiligten auf dem gleichen Stand sind, indem Sie sie darüber informieren, was wann passiert. Sie sollten wissen, wann die ERP-Implementierung beginnen soll, wie die einzelnen Phasen ablaufen sollen, welche Verantwortlichkeiten die einzelnen Abteilungen und Mitarbeitenden während des Prozesses haben werden, welcher Zeitaufwand erforderlich ist und wann die Inbetriebnahme geplant ist. Sie sollten auch über alle Änderungen oder Probleme informiert werden, die sich während der ERP-Einführung ergeben.

Schaffen Sie ein agiles Führungsteam

Das Führungsteam sollte aus qualifizierten Führungskräften bestehen, die in der Lage sind, schnelle und entscheidende Entscheidungen zu treffen, damit die ERP-Implementierung im Zeit- und Budgetrahmen bleibt.

Verringern Sie die Arbeitsbelastung für Ihre Implementierungsteammitglieder

Wenn Sie die Mitglieder des Implementierungsteams von ihren täglichen Aufgaben befreien, können sie ihre Aufmerksamkeit und Energie auf ihre Implementierungsaufgaben konzentrieren. Arbeiten Sie zumindest mit ihnen zusammen, damit sie ein ausgewogenes Verhältnis zwischen ihrer regulären Arbeit und der Implementierungsarbeit finden. Übertragen Sie vorübergehend einige (oder alle) ihrer täglichen Aufgaben auf andere qualifizierte Mitarbeitende. Stellen Sie jedoch sicher, dass alle Beteiligten wissen, dass diese Verschiebungen vorübergehend sind. Auf diese Weise unterstützen Sie das psychische und physische Wohlbefinden Ihrer Mitarbeitenden während der ERP-Umstellung und verhindern eine Überlastung, die zu Burnout und Fehlern führen kann.

Teilen Sie die Verantwortung für den Erfolg der ERP-Einführung

Sowohl die Kundschaft als auch der Anbietende tragen die Verantwortung für den Erfolg der Implementierung. Der Anbietende ist dafür verantwortlich, die Anforderungen der Kundschaft zu verstehen und dann bewährte Verfahren und Anleitungen bereitzustellen. Die Kundschaft ist dafür verantwortlich, den Beteiligten über die aktuellen Geschäftsprozesse aufzuklären, alle seine Empfehlungen zu prüfen und die endgültigen Entscheidungen zu treffen, die letztendlich den geschäftlichen Nutzen bringen.

Und es gibt noch eine Sache, die Unternehmen tun können, um Verzögerungen bei der ERP-Implementierung zu vermeiden: Wählen Sie das richtige ERP-System und den richtigen Anbietenden. Unternehmen sind sich nicht einig darüber, wie die „richtige“ ERP-Software aussieht, aber es gibt einige universelle Anforderungen an den „richtigen“ ERP-Anbietenden. Dieser muss den Ruf haben, erfolgreiche ERP-Implementierungen durchzuführen und starke, kooperative Beziehungen aufzubauen, die für die Bewältigung von Herausforderungen während der ERP-Implementierung so wichtig sind.

Sie benötigen eine ERP-Einführung ohne Verzögerungen?

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