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Wie Zeiterfassung Ihre Mitarbeiter motivieren kann

Matthias Weber
Matthias Weber

Das Thema Zeiterfassung stößt in Unternehmen bei den Mitarbeitern oft auf wenig Gegenliebe. Zu bekannt ist die berühmt berüchtigte Stempeluhr, die in vielen Eingangsbereichen anzutreffen ist. Außerdem befürchten viele einen gesteigerten Kontrollwahn oder auch Schikanieren durch den Arbeitgebenden hinsichtlich der Arbeitszeit. Mitunter kommt es sogar zu Meinungsverschiedenheiten, was Überstunden betrifft. Eine gute Führungskraft muss darum beim Thema Arbeitszeiten dagegen steuern. Schließlich wirkt sich die Stimmung im Unternehmen auf die Motivation der Mitarbeiter und damit auch auf den Unternehmenserfolg aus. Die Experten der Digital-Weber erklären die Vorteile der Zeiterfassung für die Mitarbeiter. 

Projektbasierte Zeiterfassung als Hilfe in ihrem Project Operations

Zeiterfassung ist das Thema, mit dem Unternehmen sich aufgrund der Rechtsprechung in diesem Jahr auseinandersetzen müssen. Schwierig, wenn klare Vorgaben fehlen – das ist doch nur eine zusätzliche administrative Bürde. Wirklich? Zeiterfassung bietet Vorteile für Unternehmen und Mitarbeitende. Mit den richtigen Tools verursacht Zeiterfassung außerdem keinen Aufwand sondern unterstützen die Projektabwicklung (englisch: Project Operations) ganz nebenbei.

Was ist die korrekte Zeiterfassung der Mitarbeiter?

Grundsätzlich sind über die Zeiterfassung folgende vier Daten zu erfassen:

Arbeitsbeginn

Der Zeitpunkt, zu dem der Mitarbeiter die Arbeit aufgenommen hat. Mitunter liegt eine individuelle Betriebsvereinbarung über das Runden vor. Beispielsweise wird ein Einstempeln für Produktionsmitarbeiter um 06:01 Uhr in einigen Betrieben
als Arbeitsbeginn um 06:00 Uhr gewertet. Stempelt der Mitarbeiter hingegen um 06:03 Uhr ein, zählt 06:05 Uhr als Arbeitsbeginn. Ist keine individuelle Betriebsvereinbarung getroffen, erfolgt die Erfassung der Arbeitszeiten minutengenau.

Arbeitsende

Der Zeitpunkt, zu dem der Mitarbeiter die Arbeit beendet hat. Die Erfassung der Arbeitszeit erfolgt hier ebenfalls minutengenau, es sei denn, es liegen abweichende Betriebsvereinbarungen vor.

Pausenzeit

§4 Arbeitszeitgesetz (ArbZG) regelt die Ruhepausen. Beläuft sich die Arbeitszeit von mehr als 6 bis zu 9 Stunden, beträgt die Pause 30 Minuten. Bei mehr als 9 Stunden pro Tag sind 45 Minuten Pause fällig. Dabei können die Pausen in 15-Minuten-Blöcke aufgeteilt werden. Zu beachten ist, dass Mitarbeiter nicht mehr als 6 zusammenhängende Stunden am Stück arbeiten dürfen.

Überstunden

Die Arbeitszeit für Vollzeitbeschäftigte beträgt beim Großteil der Unternehmen 40 Stunden in der Woche. Fallen Überstunden an, die über verschiedene Optionen in der arbeitsvertraglichen Regelung abzugelten sind, wird diese über die Zeiterfassung ermittelt.

Was sind die Vorteile der Zeiterfassung für Mitarbeiter?

Zeiterfassung bietet Mitarbeitern einige Vorteile. Zu einem sorgt sie für Fairness in der Belegschaft, da die geleistete Arbeitszeit sowie etwaige Überstunden in den Stunden objektiv erfasst ist. So entsteht im Team nicht das Gefühl, dass einzelne Teammitglieder benachteiligt oder übervorteilt werden.

Ferner schafft Zeiterfassung Transparenz, die wiederum für eine bessere Planbarkeit der einzelnen Teams und Mitarbeiter sorgt. Unter anderem geplanten Fehlzeiten wie Urlaub lassen sich damit besser und mit ausreichend Vorlauf einplanen. 

Jedes Teammitglied kann außerdem die eigene Leistung beispielsweise in einer App besser im Blick behalten. Gibt es Aufgaben, die sich als Zeitfresser entpuppen und zu viele Stunden benötigen? Gibt es Optimierungspotenzial bei der Zeitplanung der Arbeitsaufgaben? Wie automatisch ist die Arbeitszeiterfassung? Eine gute Zeiterfassung für Mitarbeiter ist damit die Basis für optimiertes Zeitmanagement. Sind potenzielle Zeitfresser oder schwergängige Prozesse identifiziert, lasse sich diese beheben und die Prozesse effizienter gestalten. Damit profitieren alle Beteiligten von erhöhter Produktivität und können ihre Arbeitszeiten effizienter nutzen.

Zu guter Letzt hat der Arbeitnehmende einen objektiven Nachweis gegenüber dem Arbeitgebenden, in dem die Arbeitszeiterfassung transparent hinterlegt ist.

 

Beispielfall aus der Praxis

Es herrscht Unmut in der Belegschaft der Klever GmbH. Einzelne Mitarbeiter haben das Gefühl, dass sie mehr arbeiten als andere. Dies allerdings zu belegen ist schwierig, da in der Klever GmbH auf Vertrauensarbeitszeit gearbeitet wird und die Arbeitslast über die Tage schwankt. Stempeln empfindet Geschäftsführer Klaus Klever als nicht zeitgemäß. Er beschließt – nicht zuletzt aufgrund der aktuellen Rechtsprechung – aber, die Zeiterfassung verpflichtend einzuführen. Das schafft Fairness für alle erklärt er seinen Mitarbeitern. Und richtig: Nach einer kurzen Eingewöhnungsphase mit einer App, die automatisch die Arbeitszeiten synchronisiert, bessert sich wieder die Stimmung im Unternehmen. Die Mitarbeiter von Klaus haben die Vorteile der Arbeitszeiterfassung erkannt.

Was sind Herausforderungen bei Zeiterfassung für Mitarbeiter?

Die Führungskraft steht vor der Herausforderung, den Mitarbeitern zu vermitteln, dass die Hauptaufgabe einer Zeiterfassung weder Kontrolle noch Überwachung ist. Denn viele Arbeitnehmende haben oft diese negative Haltung gegenüber Zeiterfassungs-Systemen. Viele Mitarbeiter fürchten, dass Arbeitgeber sensible Daten – gerade in einer App – von ihnen automatisch erfassen können. Im schlimmsten Fall mündet dies in einem Vertrauensverlust gegenüber dem Unternehmen. Ebenso besteht die Gefahr in der Arbeitszeiterfassung, dass Teammitglieder nach dem Motto „Zeit geht vor Leistung“ nicht mehr zielorientiert arbeiten, sondern lediglich darauf achten, ihre Arbeitszeiten zu erfüllen und sich auf das Erfassen der Daten in einer Stempeluhr konzentrieren.

Wie können Unternehmen Mitarbeiter unterstützen?

Die Hauptaufgabe der Führungskraft ist es, den Mitarbeitern die Vorteile und Chancen der Zeiterfassung zu kommunizieren und bei Bedarf zu erklären: Fairness, bessere Planbarkeit, besseres Zeitmanagement, erhöhte Produktivität und der objektive Nachweis gegenüber Arbeitgebenden. Eine transparente Kommunikation bildet die Basis für ein gegenseitiges Vertrauensverhältnis zwischen Unternehmen und Team. Zusätzlich ist es ratsam, darauf hinzuweisen, dass es moderne Lösungen wie eine App zum Erfassen der Arbeitszeit gibt und eine physische Stempeluhr nicht die einzige Zeiterfassungs-Möglichkeit darstellt.

Um das Vertrauen weiterhin zu stärken, sollten Mitarbeitende in den Prozess der Zeiterfassung bestmöglich mit eingebunden werden. Insbesondere eine gute Onboardingphase kann Bedenken gegen neue Prozesse und auch eine neue Lösung klären. Wenn das Team auf den neuen Prozess und eine neue Lösung von Anfang an eingearbeitet ist, mindert dies die Furcht vor dem Unbekannten. Mitarbeiter sehen den Neuerungen dann zuversichtlich entgegen, als sich dagegen zu sperren. Vertrauen und Zuversicht bildet somit die Grundlage, die Vorteile der Zeiterfassung zu erkennen und anzunehmen.

 

Wie unterstützt Software die Zeiterfassung?

In den letzten Jahren hat die Arbeitswelt eine Veränderung erfahren und gewöhnliche Arbeitsmodelle überholt. Home-Office oder hybride Arbeitsmodelle sind anstelle der Präsenzpflicht zur Norm geworden. Um den veränderten Anforderungen gerecht zu werden, empfiehlt sich der Einsatz von Softwarelösungen, um die Zeiterfassung zu erleichtern und die Stempeluhr zu ersetzen. Moderne ERP-Systeme wie myfactory Cloud ERP oder Haufe X360 beinhalten bereits eine integrierte Zeiterfassung, die Mitarbeiter an jedem Ort nutzen können. Oft kann ein Mitarbeiter die Stunden in einer App erfassen. Manche Lösungen sind sogar kostenlos. Insbesondere Unternehmen, die auf Projektbasis arbeiten, profitieren von dieser Art der Arbeitszeiterfassung, da die Mitarbeiter ihre Zeiten über beispielsweise eine App direkt auf die jeweiligen Projekte erfassen können. Leicht verständliche und effizient bedienende Lösungen wie POPLIN sind hierbei die optimale Ergänzung für das Unternehmen und die Mitarbeiter.

Fazit zur Zeiterfassung der Mitarbeiter

Die Zeiterfassung ist nicht dafür da, um Mitarbeiter zu kontrollieren. Sie bietet viele wichtige Vorteile, die Mitarbeiter für sich nutzen sollten. Mit der richtigen Lösung ist eine richtige Zeiterfassung zudem effizient, erfolgt automatisch und ist nicht zeitaufwendig. Sie erhöht die Produktivität und damit den gemeinsamen Erfolg.

Whitepaper: Zeiterfassung

Das Thema Zeiterfassung ist vielschichtig. Neben rechlichen Vorgaben gibt es aber auch generelle Vorteile einer projektbasierten Zeiterfassung. Erfahren Sie in unserem Whitepaper mehr darüber:

 

In diesem Whitepaper erfahren Sie:

 

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Trendthema: projektbasierte Zeiterfassung
Matthias Weber

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Die Wahl des passenden Zeiterfassungssystems

Mit der Pflicht zur Zeiterfassung müssen Unternehmen sich in der Auswahl der passenden Zeiterfassungssysteme zurechtfinden, um die künftigen Anforderungen erfüllen zu können. Das betrifft vor allem Unternehmen, die dieses Thema nicht im Fokus hatten. Doch das Angebot ist aber vielfältig und unübersichtlich, sodass man wie einem Wald die passende Lösung vor lauter Angeboten nicht sieht. Welche Lösung ist am besten für das Unternehmen geeignet? Welche Systeme existieren eigentlich? Und wie erklärt man den Mitarbeitenden, dass ein weiteres System zu implementieren ist, in dass sich jeder einzelne erst einarbeiten muss? Das klingt nach einem beschwerlichen, zeitraubenden Weg. Zeit, die kostbar ist und für andere Themen aufgewendet werden könnte. Unsere Experten geben Ihnen die Antworten auf diese Frage.

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Trendthema: projektbasierte Zeiterfassung
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Zeiterfassung ist Pflicht! – Eine Katastrophe?

Die Urteile des Europäischen Gerichtshofes (EuGH) und des Bundesarbeitsgerichts (BAG) haben die Pflicht zur Zeiterfassung begründet. Aber weder der EuGH noch das BAG haben in ihren Entscheidungen allgemeingültige Vorgaben dafür gegeben, wie die Zeiterfassung zu erfolgen hat. Zwar hat das BAG einige Wochen nach Urteilsverkündung noch eine vollständige Urteilsbegründung geben, sich aber auch hierbei nicht auf eindeutige Vorgaben festgelegt. Dies hat dazu geführt, dass viele Arbeitgebende die Pflicht zur Zeiterfassung als Last sehen. Dabei bringt sie auch einige Chancen, wie wir im DigiTAL erkannt haben. Wir bringen für Sie Licht in das Dunkel und erklären Ihnen, warum die Pflicht zur Zeiterfassung gut für Ihr Unternehmen sein kann.

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POPLIN
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Die Zeiterfassung in POPLIN

Auch wenn Zeiterfassung durch die aktuelle Gesetzgebung in den Fokus der Wahrnehmung gerückt ist – in vielen Unternehmen war sie schon länger essenziell! Unternehmen können durch die Projektabrechnung ihre Liquidität hochhalten. Dafür müssen sie die Projektabrechnung mit so wenig Aufwand wie möglich durchführen. Im DigiTAL gibt es deswegen verschiedene Angebote für eine effiziente und transparente Projektzeiterfassung. Sie bildet die Basis für die anschließende Rechnungsstellung. Wir zeigen Ihnen in diesem Beitrag, wie die Zeiterfassung in POPLIN funktioniert und welche Vorteile diese bietet.

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Haufe X360
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Projektzeiterfassung in Haufe X360

Zeit ist Geld. Und das nicht erst seit den derzeitigen Krisenzeiten. Deswegen sollte der Aufwand für Unternehmen, die ihre Leistungen auf Projektbasis abwickeln und berechnen, so gering wie möglich sein. Eine transparente und effiziente Projektzeiterfassung bildet nicht nur die Basis für die Projektfaktura – sie reduziert auch den Aufwand für die Mitarbeitenden. Die Experten der Digital-Weber haben im DigiTAL verschiedene Lösungen im Portfolio. Wie beispielsweise die moderne ERP-Lösung Haufe X360. Wir erklären Ihnen, wie Sie mit diesem ERP-System den Prozess der Zeiterfassung sowie der Projektfaktura verbessern können. 

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Unternehmen müssen ihre Liquidität hochhalten. Nicht nur in Krisenzeiten wie diesen. Es gilt, die Projektabrechnung mit so wenig Aufwand wie möglich durchführen zu können. Im DigiTAL gibt es deswegen verschiedene Angebote für eine effiziente und transparente Projektzeiterfassung. Sie bildet die Basis für die anschließende Rechnungsstellung. Wir erklären Ihnen, wie eine etablierte Lösung wie myfactory Cloud ERP Ihr Unternehmen hierbei unterstützen und den Prozess der Projektzeiterfassung sowie der Projektfaktura verbessern kann.

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Kommen Sie mit uns ins DigiTAL. Gemeinsam bringen wir Ihr Unternehmen auf Kurs!

Jedes Unternehmen hat individuelle Anforderungen – kein Kurs ist derselbe. Deshalb weben wir gemeinsam mit Ihnen Ihr individuelles Segel für die Reise ins DigiTAL. Unsere Software-Lösungen bilden hierfür Ihre individuelle Grundlage.

Seit mehr als 20 Jahren bringen wir unsere Kundschaft ins DigiTAL. Wir gehen individuell auf Ihre Bedürfnisse ein und helfen Ihnen, Digitalstrategien zu entwickeln sowie diese gemeinsam umzusetzen. 

Wer nicht weiß, wie er sein Schiff segelt, geht unter. Ob persönliche Coachings, maßgeschneiderte Workshops auch online oder zeitsparende Inhouse-Trainings – unsere Experten sind Ihr kompetenter Kapitän für alle Gewässer.

Wie ein Segelschiff, muss Ihre Unternehmenssoftware gewartet und verwaltet werden. Dafür benötigen Sie eine Crew, die sich mit der Thematik auskennt und sich zudem permanent weiterbildet.

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Unser Trend-Radar

In unserem Trend-Radar finden Sie Themen, die unsere Kundschaft aktuell verstärkt beschäftigen.

Das beschäftigt unsere Kundschaft aktuell:

Digitale Geschäftsprozesse

Die Reise ins DigiTAL sieht bei jedem Unternehmen anders aus. Manche starten noch in Analogien inmitten von Papierbergen, andere setzen bereits die Segel für den Digitalwind, um auf dem Datenfluss die letzten Meter zu bestreiten.

Unternehmens-
software

Projekt-
management

... und ein weiteres Thema:

Online-Marketing & Inbound

Sind auch Sie bereits einmal über den Begriff "Inbound" gestolpert und haben sich gefragt, was eigentlich dahintersteckt? Wir bieten Ihnen einen ausführlichen Überblick über die verschiedenen Bereiche und erklären, welche Bedeutung Inbound auch für Ihr Unternehmen und Ihre Marke hat.
... wichtig auch für viele Unternehmen:

Wirtschaftskrise

Fachkräftemangel. Gestörte Lieferketten. Steigende Energiekosten. Hohe Inflation. Mittlerweile belegt es auch die Faktenlage: Das Jahr 2023 steht im Zeichen der Wirtschaftskrise und stellt damit eine große Herausforderung für deutsche Unternehmen dar.
... und das Meta-Thema unserer Zeit:

Von Analogien ins DigiTAL

Das DigiTAL ist ein virtueller Ort, in dem Sie mit Ihrem Unternehmen eine digitale Infrastruktur, eine EAS-Architektur, haben. Damit können Sie Ihr digitales Unternehmenswachstum vorantreiben. Kommen Sie mit uns ins DigiTAL, lassen Sie uns die Segel setzen!

Förderung mit
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