Die Urteile des Europäischen Gerichtshofes (EuGH) und des Bundesarbeitsgerichts (BAG) haben die Pflicht zur Zeiterfassung begründet. Aber weder der EuGH noch das BAG haben in ihren Entscheidungen allgemeingültige Vorgaben dafür gegeben, wie die Zeiterfassung zu erfolgen hat. Zwar hat das BAG einige Wochen nach Urteilsverkündung noch eine vollständige Urteilsbegründung geben, sich aber auch hierbei nicht auf eindeutige Vorgaben festgelegt. Dies hat dazu geführt, dass viele Arbeitgebende die Pflicht zur Zeiterfassung als Last sehen. Dabei bringt sie auch einige Chancen, wie wir im DigiTAL erkannt haben. Wir bringen für Sie Licht in das Dunkel und erklären Ihnen, warum die Pflicht zur Zeiterfassung gut für Ihr Unternehmen sein kann.
Was besagen die Urteile des EuGH und des BAG?
Am 14. Mai 2019 fällte der EuGH ein Urteil in der Rechtssache C-55/18. Anlass hierfür war eine Klage der CCOO, einer bedeutenden spanischen Gewerkschaft gegen die Deutsche Bank SAE. Sie hatte zum Ziel, eine Verpflichtung der Deutsche Bank SAE zu einem Zeiterfassungssystem feststellen zu lassen. Der EuGH erklärte in mit dem Urteil, dass „die Mitgliedstaaten die Arbeitgeber daher verpflichten [müssen], ein objektives, verlässliches und zugängliches System einzurichten, mit dem die von einem jeden Arbeitnehmer geleistete tägliche Arbeitszeit gemessen werden kann.“ Wie ein solches System umsetzen sei, überließ das Gericht jedoch den Mitgliedstaaten.
Das BAG leitete mit seinem Urteil 1 ABR 22/21 vom 13. September 2022 daraus ab, dass Arbeitgebende nach § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG verpflichtet seien, „ein System einzuführen, mit dem die von den Arbeitnehmern geleistete Arbeitszeit erfasst werden kann.“ Daraus lässt sich die Pflicht zur Zeiterfassung ableiten. Zwar schrieb das Arbeitszeitgesetz auch eine Zeiterfassung vor – allerdings diente diese zur Dokumentation von Überstunden und Sonn- sowie Feiertagsarbeit. Mit dem Urteil des BAG erstreckt sich Pflicht zur Zeiterfassung nun auf sämtliche Arbeitszeiten.
Was ist Arbeitszeit?
Der Begriff der Arbeitszeit ist im Arbeitszeitgesetz definiert. §2 Absatz 2 beschreibt die „Arbeitszeit im Sinne dieses Gesetzes die Zeit vom Beginn bis zum Ende der Arbeit ohne die Ruhepausen; […]“. Explizit ausgenommen von der Arbeitszeit ist der Arbeitsweg, der als Obligationszeit gilt. Strittig ist im Übrigen auch, ob Umkleide- und Rüstzeiten zur vergütungspflichten Arbeitszeit gehören. Das BAG hat mit einem Urteil im Jahr 2016 die Einzelfallentscheidung gefällt, dass maximal 27 Minuten pro Arbeitszeit hierfür als Arbeitszeit anzurechnen sind. Eine eindeutige und allgemeingültige Regelung gibt es bislang jedoch nicht.
Die korrekte Erfassung von Arbeitszeit
Zur korrekten Erfassung von Arbeitszeit gibt es vier Daten, die von den Mitarbeitenden zu erfassen sind:
- Beginn der Arbeitszeit
- Ende der Arbeitszeit
- Pausenzeit
- Überstunden
Der Europäische Gerichtshof hat mit seinem Urteil zur Zeiterfassung als Pflicht weitere Kriterien festgelegt, die zu einer korrekten Erfassung der Arbeitszeit gehören. Das System, über das die Zeiten eingegeben werden, muss objektiv, verlässlich und zugänglich sein. Eine elektronische Zeiterfassung ist jedoch nicht verpflichtend, die Dokumentation kann auch manuell auf dem Papier erfolgen. Zusätzlich muss eine Revisionssicherheit vorliegen und der Prozess der Zeiterfassung zudem praktikabel sein.
Legt man das BAG-Urteil zugrunde, besteht für den Arbeitgebenden die Möglichkeit, die Zeiterfassung an die Mitarbeitenden zu delegieren. Das nimmt ihn jedoch nicht davon aus, selbst aktiv zu werden. Vielmehr muss der Arbeitgebende für eine korrekte und tatsächliche Zeiterfassung Sorge tragen. Dies kann beispielsweise über die Durchführung von Stichproben erfolgen.
Welche Tools zur Zeiterfassung gibt es?
Terminals
Viele Unternehmen setzen physische Zeiterfassungsterminals ein, die häufig im Eingangsbereich platziert sind. Die Mitarbeitenden können die Zeitbuchung mittels Transponder, Token oder Karte auslösen. Die Bestätigung der Eingaben wie „Kommen“ oder „Gehen“ erfolgt oft über ein entsprechendes akustisches Signal.
Manuelle Erfassung analog per Papier oder digital per Excel
In anderen Unternehmen ist die Zeiterfassung analog auf dem Papier oder – wenn es etwas digitaler sein soll – per Excel üblich. Die Mitarbeitenden erfassen ihre Arbeitszeiten manuell und reichen die Daten anschließend an die Lohnbuchhaltung weiter.
Softwarelösungen
Gerade mit der vermehrten Nutzung des Home-Office greift ein Großteil der Unternehmen auf Softwarelösungen zurück. So können auch Mitarbeitende remote ihre Arbeitszeiten erfassen, ohne aufwendig manuelle Listen zu führen. Die Daten werden direkt an die Lohnbuchhaltung weitergeleitet.
Welche Vorteile bringt Zeiterfassung als Pflicht?
Die Urteile des EuGH und des BAG haben die Zeiterfassung zur Pflicht gemacht. Das ist unumstößlich. Im Zuge der digitalen Transformation sollten Arbeitgebende diese Pflicht aber auch als Chance sehen.
Messung der Produktivität
Unternehmen erhalten durch die Pflicht zur Zeiterfassung eine verlässliche Übersicht nicht nur über die reine Arbeitszeit der Mitarbeitenden, sondern auch über deren Produktivität. Insbesondere Softwarelösungen bieten den Arbeitgebenden in der Regel eine monatliche Auswertungsmöglichkeit. Diese führt übersichtlich die Auslastung der einzelnen Mitarbeitenden auf. Auf diesem Wege können überlastete Mitarbeitende entlastet und von Mitarbeitenden mit weniger Workload unterstützt werden. Dies steigert die Produktivität im Unternehmen.
Transparenz
Die Pflicht zur Zeiterfassung sorgt außerdem für Transparenz in Unternehmen. Zu einem können alle Beteiligten überprüfen, ob die arbeitsvertragliche Pflicht über die zu leistenden Arbeitsstunden eingehalten ist oder ob – im schlimmsten Fall – permanent erhebliche Minderarbeit geleistet wird. Zum anderen ist eine korrekte Zeiterfassung eine objektive Messung über die Leistung der Arbeitnehmenden, die etwaiges Optimierungspotenzial offenbart.
Beispielfall aus der Praxis
Zeiterfassung war für Klaus Klever in seiner Laufbahn als Geschäftsführer der Klever GmbH kein Thema, das zur Debatte stand. Die aktuellen Urteile verunsichern ihn deswegen sehr. Er fürchtet einen hohen administrativen Aufwand im Unternehmen durch die Pflicht zur Zeiterfassung. Klaus holt sich Rat von den Digital-Webern. Gemeinsam finden sie eine passende Lösung für die Klever GmbH – und die Digital-Weber zeigen Klaus zudem die Chancen auf!
Wie kann Software die Pflicht zur Zeiterfassung unterstützen?
Die Arbeitswelt hat sich in den vergangenen Jahren stark verändert und hat Einfluss auf die vormals geltenden Arbeitsmodelle genommen. Das Home-Office oder hybride Arbeitsmodelle sind die Regel geworden. Eine ausschließliche Präsenzpflicht ist dort, wo sie nicht zwingend vom Tätigkeitsfeld erforderlich ist, die Ausnahme. Unternehmen, die auf Präsenzpflicht bestehen, obwohl die Tätigkeit im Home-Office oder im hybriden Modell durchgeführt werden könnte, sind für viele Fachkräfte nicht mehr attraktiv.
Um dieser Erwartungshaltung und den geänderten Anforderungen gerecht zu werden, empfiehlt sich der Einsatz von Softwarelösungen, um der Pflicht zur Zeiterfassung nachzukommen. Moderne ERP-Lösungen haben beispielsweise häufig bereits eine integrierte Zeiterfassung, die Mitarbeitende von überall aus bedienen können. Insbesondere Unternehmen, die auf Projektbasis arbeiten – wie beispielweise Dienstleistende -, profitieren von Software zur Arbeitszeiterfassung.
Denn hier können Mitarbeitende ihre Zeiten direkt auf die jeweiligen Projekte oder auch einzelne Projektaufgaben erfassen. Dies sorgt für Transparenz über die Kostenstruktur der Projekte. Projektleitende haben dank der Software schnell und effizient im Blick, ob das Projekt gewinnbringend läuft. Drohen die Kosten, aus dem Ruder zu laufen, besteht noch rechtzeitige die Chance, etwaige Korrekturen oder eine Nachkalkulation vorzunehmen. Dies steigert langfristig den Gewinn des Unternehmens.
Zeiterfassung ist Pflicht! – Keine Katastrophe!
Sehen Sie die Pflicht zur Zeiterfassung als Chance! Mit den richtigen Tools ist der Aufwand zur Erfassung gering und Sie haben zudem mehr Transparenz sowie die Möglichkeit, die Produktivität zu steigern. Lassen Sie uns doch gern darüber sprechen! Wir freuen uns darauf, Sie persönlich kennenzulernen und gemeinsam mit Ihnen die passende Lösung für Ihr Unternehmen zu finden.
